Thông tư 213/2009/TT-BTC Hướng dẫn kế toán áp dụng cho Dự trữ nhà nước

THÔNG TƯ

Hướng dẫn kế toán áp dụng cho Dự trữ nhà nước

- Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003;

- Căn cứ Pháp lệnh Dự trữ quốc gia số 17/2004/PL-UBTVQH11 ngày 29/4/2004;

- Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

- Căn cứ Quyết định số 106/2009/TTg ngày 20/8/2009 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Dự trữ nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;

- Căn cứ Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán áp dụng cho các đơn vị Dự trữ nhà nước như sau:

I- QUY ĐỊNH CHUNG

1. Kế toán hoạt động Dự trữ nhà nước là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động một cách có hệ thống các thông tin bằng số liệu để quản lý, giám sát chặt chẽ có hiệu quả nguồn vốn, nguồn kinh phí, quỹ và sử dụng các loại vật tư, tài sản, tình hình chấp hành dự toán thu, chi hoạt động và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ Tài chính và các Bộ, ngành. Đồng thời cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có sử dụng thông tin theo quy định và thực hiện kế toán quản trị, theo yêu cầu quản trị trong nội bộ đơn vị kế toán.

2. Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng chế độ kế toán này gồm các cơ quan, đơn vị: Tổng cục Dự trữ nhà nước (Sau đây gọi tắt là Tổng cục); Cục Dự trữ nhà nước khu vực (Sau đây gọi tắt là Cục); Chi cục Dự trữ nhà nước (Sau đây gọi tắt là Chi cục); Các đơn vị khác trực thuộc Tổng Cục Dự trữ nhà nước;

Các đơn vị dự trữ thuộc các Bộ, Ngành được giao trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ Nhà nước có trách nhiệm tổ chức, theo dõi, hạch toán kế toán theo quy định của pháp luật; thực hiện lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định tại mục 2, Phụ lục số 04 Thông tư này.

3. Các đơn vị kế toán dự trữ nhà nước tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán và người làm kế toán theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước (sau đây gọi tắt là Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004), các văn bản pháp luật kế toán hiện hành và các quy định tại Thông tư này.

4. Nhiệm vụ kế toán hoạt động Dự trữ nhà nước

- Thu thập, xử lý, kiểm tra giám sát, phân tích và cung cấp thông tin các khoản thu - chi hoạt động dự trữ nhà nước, hoạt động nội bộ, các nguồn vốn, quỹ, nợ phải trả, tiền, vật tư, hàng hoá, các khoản nợ phải thu và các khoản thanh toán nội bộ trong đơn vị kế toán;

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các quy định về tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, của ngành, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản, các quỹ có ở đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp Ngân sách, cấp trên theo quy định và chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước;

- Theo dõi và kiểm soát tình hình giao dự toán kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới;

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định;

- Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm toán và cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị.

5. Nội dung công việc kế toán

Nội dung công việc kế toán trong các đơn vị kế toán Dự trữ nhà nước, gồm:

5.1. Kế toán các khoản thu

Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu về bán hàng dự trữ, thu hoạt động dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị.

5.2. Kế toán các khoản chi

- Phản ánh các khoản chi cho hoạt động thường xuyên, không thường xuyên, chi phí nhập, xuất và bảo quản hàng dự trữ, chi đầu tư XDCB, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó;

- Phản ánh các khoản chi phí của hoạt động dịch vụ, trên cơ sở đó để xác định kết quả hoạt động dịch vụ.

5.3. Kế toán tiền, vật tư, hàng hoá và các khoản nợ phải thu

- Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm; tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý đá quý và các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng (nếu có), tiền đang chuyển;

- Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động hàng dự trữ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ khác tại đơn vị;

- Phản ánh các khoản tạm ứng, đầu tư tài chính ngắn hạn, nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị.

5.4. Kế toán tài sản cố định

Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.

5.5. Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ

Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định, nguồn vốn dự trữ, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí khác và các quỹ của đơn vị.

5.6. Kế toán nợ phải trả

Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các khoản phải nộp Ngân sách và việc thanh toán các khoản tạm ứng của Kho bạc, các khoản kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau, các khoản phải trả, phải nộp khác.

5.7. Kế toán các khoản thanh toán nội bộ

Phản ánh các khoản thanh toán nội bộ về tiền bán hàng dự trữ, vốn dự trữ, các quỹ, hàng điều động và các khoản thanh toán nội bộ khác.

6. Kỳ kế toán

Kỳ kế toán gồm: Kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý.

- Kỳ kế toán năm là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch; kỳ kế toán năm trùng với năm tài chính.

- Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý.

7. Kiểm kê tài sản

Cuối kỳ kế toán năm, trước khi khoá sổ kế toán lập báo cáo tài chính, các đơn vị phải thực hiện kiểm kê vật tư, hàng hoá dự trữ, kiểm kê tài sản, tiền vốn nội bộ đơn vị, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có của từng đơn vị kế toán để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với số liệu thực tế. Ngoài ra đơn vị còn phải kiểm kê bất thường khi bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

8. Kiểm tra kế toán

Các đơn vị chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan Tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) phải chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của cấp trên, của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi.

Các đơn vị kế toán phải thực hiện tự kiểm tra tài chính, kế toán theo quy định tại quy chế tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN ban hành kèm theo Quyết định số 67/2004/QĐ- BTC ngày 13/8/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

9. Xử phạt vi phạm hành chính về kế toán

Người làm kế toán và người có liên quan đến công tác kế toán nếu vô tình hay cố ý có hành vi vi phạm pháp luật về kế toán nhưng chưa đến mức vi phạm Luật hình sự thì bị xử phạt vi phạm hành chính về kế toán theo quy định tại Nghị định số 185/2004/NĐ-CP ngày 08/11/2004 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và Thông tư số 120/2004/TT-BTC ngày 15/12/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định 185/2004/NĐ-CP.

10. Bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Tổng cục Dự trữ nhà nước được tổ chức như sau:

- Tổng cục Dự trữ nhà nước là đơn vị kế toán cấp II;

- Các Cục Dự trữ nhà nước Khu vực, Trung tâm Bồi dưỡng nghiệp vụ dự trữ, Văn phòng Tổng Cục là đơn vị kế toán cấp III;

- Các Chi cục Dự trữ nhà nước là đơn vị kế toán trực thuộc Cục Dự trữ nhà nước Khu vực do Tổng Cục Dự trữ nhà nước quy định.

11. Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán

Người được bố trí làm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán và người làm kế toán của các đơn vị dự trữ nhà nước phải theo tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 và Thông tư liên tịch số 50/2005/TTLT/BTC-BNV ngày 15/6/2005 của Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ về hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, thay thế và xếp phụ cấp kế toán trưởng, phụ trách kế toán trong các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước.

II- QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Hệ thống chứng từ kế toán:

1.1. Nội dung và mẫu chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định tại Thông tư này.

1.2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước, gồm:

- Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, gồm:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;

+ Chỉ tiêu vật tư;

+ Chỉ tiêu tiền tệ;

+ Chỉ tiêu TSCĐ.

- Chứng từ kế toán đặc thù đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước ban hành theo Thông tư này;

- Chứng từ kế toán ban hành ở các văn bản pháp luật có liên quan.

1.3. Lập chứng từ kế toán

- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt;

- Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán.

1.4. Ký chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó.

Các đơn vị kế toán chưa bổ nhiệm hoặc chưa đủ tiêu chuẩn điều kiện để bổ nhiệm chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của Thủ trưởng đơn vị. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Thủ trưởng đơn vị (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

1.5. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

1.5.1. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

1.5.2. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

1.6. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu tiên phải dịch toàn bộ nội dung, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ. Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

1.7. Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán

Tất cả các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định tại Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán, các đơn vị có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu (Đối với những chứng từ kế toán hướng dẫn), tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán và quy định về chứng từ tại Thông tư này.

1.8. Các đơn vị kế toán có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử.

Danh mục chứng từ, mẫu chứng từ kế toán, giải thích nội dung và phương pháp lập chứng từ kế toán thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.

2. Hệ thống tài khoản kế toán

2.1. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, nguồn vốn dự trữ và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị dự trữ nhà nước.

Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán dự trữ hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị thuộc hệ thống dự trữ nhà nước trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị này do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản.

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị Dự trữ nhà nước được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, đã được cụ thể hóa theo Quyết định số 2345/QĐ-BTC ngày 11/07/2007 và đặc điểm hoạt động nghiệp vụ dự trữ nhà nước. Hệ thống tài khoản được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của các đơn vị dự trữ nhà nước, kết hợp việc vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm:

+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, quỹ dự trữ nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của các đơn vị;

+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị thuộc Dự trữ nhà nước theo các loại hình, lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;

+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán bằng máy vi tính và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước.

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị thuộc Dự trữ nhà nước gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép", nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.

Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (Như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ...), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao...

Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.

2.2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị thuộc Dự trữ nhà nước do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);

- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009.

2.3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản

Các đơn vị Dự trữ nhà nước phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Tổng Cục dự trữ nhà nước được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp Tổng Cục dự trữ nhà nước cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

Danh mục tài khoản kế toán, giải thích kết cấu, nội dung và phương pháp hạch toán tài khoản thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 02 kèm theo Thông tư này.

3. Hệ thống sổ kế toán

3.1. Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị kế toán.

Các đơn vị Dự trữ nhà nước đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các văn bản pháp luật khác về kế toán và Thông tư này.

Đối với các đơn vị kế toán cấp trên ngoài việc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp. Việc mở và tổng hợp số liệu kế toán của đơn vị kế toán trực thuộc đơn vị kế toán cấp III do đơn vị kế toán cấp trên của đơn vị kế toán cấp III quyết định.

3.2. Các loại sổ kế toán

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực, liên tục, có hệ thống toàn bộ hoạt động dự trữ, tình hình quản lý và sử dụng tài sản, nguồn vốn dự trữ nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và điều hành dự trữ nhà nước.

Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán bất kỳ khoản thu, chi nào của hoạt động dự trữ và bất kỳ khoản tài sản, nguồn vốn nào của các đơn vị kế toán dưới mọi hình thức.

3.2.1. Sổ kế toán tổng hợp

Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí. Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (ghi vào bên Nợ, bên Có các tài khoản).

3.2.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.

Sổ kế toán chi tiết có các nội dung sau:

+ Tên sổ;

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ kế toán có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.

3.3. Hình thức kế toán áp dụng

Hình thức kế toán thực hiện thống nhất theo hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” cho tất cả các đơn vị kế toán thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước.

3.3.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:

+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái.

3.3.2. Các loại sổ kế toán

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

3.3.3. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái.

- Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên sơ đồ sau:

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

SỔ QUỸSỔ QUỸ

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠIBẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠISỔ, THẺKẾ TOÁN CHI TIẾTSỔ, THẺKẾ TOÁN CHI TIẾT

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ

BẢNG TỔNGHỢP CHI TIẾT CHI TIẾTBẢNG TỔNGHỢP CHI TIẾT CHI TIẾT

SỔ CÁISỔ CÁI

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINHBẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

BÁO CÁO TÀI CHÍNHBÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu cuối tháng

3.4. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ.

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán xác nhận.

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.

3.5. Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán.

3.5.1. Trước khi mở sổ kế toán bằng tay để sử dụng, phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau

- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:

+ Ngoài bìa (Góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị kế toán, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khoá sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.

+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ một (01) đến hết trang số... và giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.

- Đối với sổ tờ rời:

+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.

+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.

+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.

3.5.2. Mở sổ kế toán

Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 1/1.

- Đối với sổ kế toán tổng hợp:

Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ Cái của năm cũ sang sổ Cái của năm mới.

- Đối với sổ kế toán chi tiết:

+ Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm mới. Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới;

+ Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách: Số liệu trên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được phê duyệt.

3.6. Ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp chứng minh. Việc ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, không dùng mực đỏ và bút chì để ghi sổ kế toán. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi ghi hết trang phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế tiếp. Sổ kế toán không được viết tắt, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi. Cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa chữa. Khi sửa chữa sổ phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định trong Luật Kế toán và Thông tư này.

3.7. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính

Các đơn vị Dự trữ nhà nước được mở và ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính.

Trường hợp thực hiện ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp các tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ và đúng với hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, phải tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển. Sau đó mới làm thủ tục pháp lý như sổ ghi bằng tay để sử dụng vào lưu trữ.

Các sổ kế toán bằng máy vi tính sau khi in ra, đóng thành quyển xong cũng phải làm các thủ tục quy định như điểm 3.5.1 trên đây.

3.8. Khoá sổ kế toán

3.8.1. Cuối kỳ kế toán (Cuối quý và cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khoá sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

3.8.2. Trình tự khoá sổ kế toán

Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khoá sổ kế toán

- Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.

- Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.

- Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh ở Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khoá sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.

Bước 2: Khoá sổ

- Khi khoá sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ;

- Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quí, năm);

- Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý

- Sau đó ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”;

* Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau:

Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có.

- Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khoá sổ.

- Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”...) thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”.

Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ kế toán.

3.9. Sửa chữa sổ kế toán

3.9.1. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

3.9.1.1. Phương pháp cải chính

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

3.9.1.2. Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ)

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền;

- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

3.9.1.3. Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

3.9.2. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.

3.9.3. Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và có kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (Nếu phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.

Danh mục sổ kế toán, mẫu sổ kế toán, giải thích nội dung và phương pháp ghi sổ kế toán thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

4. Hệ thống báo cáo tài chính

4.1. Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

4.1.1. Loại báo cáo

Báo cáo về hoạt động Dự trữ nhà nước gồm:

- Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán;

- Báo cáo kế toán quản trị.

4.1.2. Yêu cầu đối với việc lập báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo phải được lập theo đúng mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã được quy định đối với từng loại báo cáo.

Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thực hiện thống nhất ở các đơn vị Dự trữ nhà nước, tạo điều kiện cho công tác tổng hợp, phân tích, kiểm tra và đối chiếu số liệu.

Các chỉ tiêu trong báo cáo phải đảm bảo đồng nhất, có liên quan bổ sung cho nhau một cách có hệ thống, liên tục, phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực hiện NSNN và hoạt động nghiệp vụ của dự trữ nhà nước.

Số liệu phải chính xác, trung thực, khách quan và phải là số liệu được tổng hợp từ các sổ kế toán sau khi đã kiểm tra, đối chiếu và khoá sổ kế toán.

Báo cáo phải được lập và nộp đúng kỳ hạn lập, gửi báo cáo đầy đủ theo từng nơi nhận.

4.2. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc lập, nộp báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

4.2.1. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng Cục Dự trữ nhà nước

Các đơn vị kế toán cấp cơ sở lập báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo cho đơn vị quản lý, cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi Ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ của đơn vị. Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tài chính quý, năm từ các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ quốc gia.

Mọi trường hợp chỉnh lý số liệu trên báo cáo tài chính phải được tiến hành từ khâu lập chứng từ kế toán đến khâu ghi sổ kế toán, đảm bảo phản ánh trung thực mọi hoạt động tài chính của đơn vị.

4.2.2. Trách nhiệm Bộ, ngành quản lý hàng Dự trữ nhà nước

- Các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý phải lập báo cáo tài chính quý, năm thuộc hoạt động Dự trữ nhà nước nộp cho cơ quan cấp trên.

- Các Bộ, ngành phải tổng hợp báo cáo quý, năm của các đơn vị dự trữ nhà nước trực thuộc theo đúng mẫu quy định và nộp cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước đúng kỳ hạn.

4.2.3. Trách nhiệm của cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế, cơ quan KBNN

Kho bạc Nhà nước các cấp, cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế và các đơn vị liên quan có trách nhiệm phối hợp trong việc kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh, cung cấp và khai thác số liệu kế toán liên quan đến thu, chi Ngân sách Nhà nước và các hoạt động nghiệp vụ của đơn vị.

4.3. Kỳ hạn lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo kế toán quản trị

- Báo cáo tài chính lập theo kỳ kế toán quý, năm.

- Báo cáo quyết toán ngân sách lập theo năm tài chính là báo cáo tài chính kỳ kế toán năm sau khi đã được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật

- Báo cáo kế toán quản trị lập theo kỳ kế toán quý hoặc theo từng vụ việc từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành công việc đó theo quy định trong Phần thứ năm chế độ kế toán này.

- Khi có sự chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm quyết định chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động.

4.4. Thời hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách và báo cáo kế toán quản trị

4.4.1. Thời hạn nộp báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

4.4.1.1. Báo cáo tài chính quý

+ Đơn vị kế toán cấp Chi cục (gọi là đơn vị kế toán trực thuộc) nộp báo cáo tài chính quý cho đơn vị kế toán cấp Cục (gọi là đơn vị kế toán cấp III), thời hạn nộp báo cáo tài chính do Tổng cục dự trữ quy định;

+ Đơn vị kế toán cấp III nộp báo cáo tài chính quý cho Tổng Cục dự trữ nhà nước (gọi là đơn vị kế toán cấp II), Kho bạc Nhà nước đồng cấp chậm nhất 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

+ Đơn vị kế toán cấp II nộp báo cáo tài chính quý cho Bộ Tài chính (gọi là đơn vị kế toán cấp I) và Kho bạc đồng cấp chậm nhất 20 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

+ Các Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ nộp báo cáo tài chính quý cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước chậm nhất 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý.

4.4.1.2. Báo cáo tài chính năm

Các đơn vị dự trữ nhà nước nộp báo cáo tài chính năm như thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm quy định tại tiết 4.4.2, điểm 4 dưới đây.

4.4.2. Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm

+ Đơn vị kế toán trực thuộc nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm cho đơn vị kế toán cấp III chậm nhất 15/2 năm sau;

+ Đơn vị kế toán cấp III xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết toán ngân sách năm nộp cho đơn vị kế toán cấp II chậm nhất là ngày trước 31/3 năm sau;

+ Đơn vị kế toán cấp II xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết toán ngân sách năm nộp cho Bộ Tài chính chậm nhất là ngày trước 30/6 năm sau.

4.4.3. Thời hạn nộp báo cáo kế toán quản trị

4.4.3.1. Báo cáo kế toán quản trị quý

- Đơn vị trực thuộc lập báo cáo kế toán quản trị quý nộp Cục Dự trữ nhà nước chậm nhất 5 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán quý;

- Cục Dự trữ nhà nước khu vực lập báo cáo kế toán quản trị nộp Tổng Cục dự trữ nhà nước chậm nhất 10 ngày, sau khi kết thúc kỳ kế toán quý;

- Các đơn vị Dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành lập báo cáo kế toán quản trị nộp cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước và cơ quan cấp trên (nếu có) chậm nhất 10 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

4.4.3.2. Báo cáo kế toán quản trị năm

- Chi cục Dự trữ lập báo cáo kế toán quản trị năm nộp Cục Dự trữ chậm nhất 45 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán năm;

- Cục Dự trữ nhà nước lập báo cáo kế toán quản trị nộp Tổng Cục Dự trữ nhà nước chậm nhất 90 ngày, sau khi kết thúc kỳ kế toán năm;

- Các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành lập báo cáo kế toán quản trị nộp cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước và cơ quan cấp trên (nếu có) chậm nhất 90 ngày, sau khi kết thúc kỳ kế toán năm;

- Tổng Cục Dự trữ nhà nước lập báo cáo kế toán quản trị năm nộp cho Bộ Tài chính (Vụ Kế hoạch tài chính) chậm nhất 30/6 năm sau.

4.4.3.3. Đối với báo cáo kế toán quản trị lập theo từng vụ việc, nhiệm vụ được giao khi kết thúc công việc nhiệm vụ lập báo cáo theo hướng dẫn riêng của Tổng Cục Dự trữ nhà nước.

Danh mục báo cáo, mẫu báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, giải thích nội dung và phương pháp lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 04 kèm theo Thông tư này.

III- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này thay thế Quyết định số 45/2005/QĐ-BTC ngày 13/7/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán dự trữ quốc gia và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2010.

2. Bộ trưởng, thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn thực hiện Thông tư này./.

Phụ lục số 01

(Ban hành kèm theo Thông tư số 213/2009/TT-BTC

ngày 10 tháng 11 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

1- Danh mục chứng từ kế toán

2- Mẫu chứng từ kế toán

2.1- Mẫu chứng từ kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006

BẢNG CHẤM CÔNG

Tháng .........năm......... Số:...................

Ngày......tháng .... năm...

Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Ký hiệu chấm công:

- Lương thời gian + - Hội nghị, học tập H - Nghỉ phép P

- Ốm, điều dưỡng Ô - Nghỉ bù Nb

- Con ốm Cô - Nghỉ không lương No

- Thai sản Ts - Ngừng việc N

- Tai nạn T - Lao động nghĩa vụ Lđ

BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ

Tháng........năm..........

Số:..............

Ngày........ tháng.......năm......

GIẤY BÁO LÀM THÊM GIỜ

Ngày..........tháng..........năm .....

Số:.............

- Họ tên: .........................................................................................................

- Nơi công tác: ...............................................................................................

Người báo làm thêm giờ Kế toán trưởng Người duyệt

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Tháng.....năm...

Số:....................

Nợ:...................

Có:....................

Tổng số tiền (Viết bằng chữ):.......................................................................................................................................

BẢNG THANH TOÁN PHỤ CẤP

Tháng........năm.........

Số:……..........

Nợ:................

Có:................

Tổng số tiền (Viết bằng chữ):……………........……………………………………

GIẤY ĐI ĐƯỜNG

Số: .........................

Cấp cho:.....................................................................................................................

Chức vụ: :...................................................................................................................

Được cử đi công tác tại:.............................................................................................

Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số.......... ngày......... tháng......... năm............

Từ ngày......... tháng........ năm......... đến ngày......... tháng........ năm........................

Ngày...... tháng...... năm......

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Tiền ứng trước

Lương...........................đ

Công tác phí.................đ

Cộng.............................đ

99

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LÀM THÊM GIỜ

Tháng..........năm...........

Số:................

Tổng số tiền (Viết bằng chữ):.....................................................................................................................................

(Kèm theo.... chứng từ gốc: Bảng chấm công làm thêm ngoài giờ tháng.....năm.....)

HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN CÔNG VIỆC, SẢN PHẨM

Hôm nay, ngày ... tháng... năm .................. tại:.........................................., gồm có:

Họ, tên : ..................................Chức vụ ..................... Đại diện cho........................... Bên giao khoán ........................

2929 Họ, tên : ..................................Chức vụ ..................... Đại diện cho......................... ..Bên nhận khoán .......................

Cùng ký kết hợp đồng giao khoán :

I- Nội dung, trách nhiệm và quyền lợi của người nhận khoán

.......................................................................................................................................................................................

II- Trách nhiệm và nghĩa vụ của bên giao khoán

........................................................................................................................................................................................

III- Những điều khoản chung về hợp đồng

- Thời gian thực hiện hợp đồng

- Phương thức thanh toán tiền

- Xử phạt các hình thức vi phạm hợp đồng

.......................................................................

Đại diện bên nhận khoán Đại diện bên giao khoán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

BẢNG THANH TOÁN TIỀN THUÊ NGOÀI

(Dùng cho thuê nhân công, thuê khoán việc)

Số:.................

Nợ:................

Có:.................

Họ và tên người thuê:.....................................................................................................................................................

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):.................................................................................................................................................

3030Đã thuê những công việc sau để: ........................................ tại địa điểm................................ từ ngày..... đến ngày.....

Đề nghị............... cho thanh toán số tiền:.............

Tổng số tiền (Viết bằng chữ):.......................................................................................................................................................

(Kèm theo.... chứng từ kế toán khác)

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN

Ngày .....tháng .....năm.......

Số:................

Họ tên : ..................................Chức vụ ..................... Đại diện cho........................... Bên giao khoán ........................

Họ tên : ..................................Chức vụ ..................... Đại diện cho......................... ..Bên nhận khoán .......................

Cùng thanh lý hợp đồng số.........ngày... tháng ... năm...........

Nội dung công việc (ghi trong hợp đồng) đã được thực hiện:...............

Giá trị hợp đồng đã thực hiện:

Bên .................. đã thanh toán cho bên.................... số tiền là...................... đồng (viết bằng chữ)...............................

Số tiền bị phạt do bên .................... vi phạm hợp đồng:................................. đồng (viết bằng chữ).............................

Số tiền bên ................ còn phải thanh toán cho bên ................ là .................. đồng (viết bằng chữ)............................

Kết luận:............................................................................................................................................

Đại diện bên nhận khoán Đại diện bên giao khoán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG

Tháng.... năm.........

Số:................

Ngày... tháng... năm...

Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

BẢNG KÊ THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ

Tháng..........năm...........

Số:............

Tổng số tiền (Viết bằng chữ):.......................................................................................................................................................

(Kèm theo.... chứng từ gốc: Vé, Giấy đi đường, Hoá đơn,...)

- Họ tên người nhận hàng: ........................... Địa chỉ (bộ phận).............................

- Lý do xuất kho: ....................................................................................................

- Xuất tại kho (ngăn lô): ................................Địa điểm .........................................

Tổng số tiền (viết bằng chữ):........................................................................

Số chứng từ kèm theo:..........................................................................

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ

Số:.................

- Thời điểm kiểm kê .....giờ ...ngày ...tháng ...năm......

- Ban kiểm kê gồm :

Ông/Bà:.....................................................Chức vụ......................................Đại diện:.....................................Trưởng ban

Ông/Bà:.....................................................Chức vụ......................................Đại diện:...........................................Uỷ viên

Ông/ Bà:.....................................................Chức vụ.....................................Đại diện:...........................................Uỷ viên

- Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): .................................................................................

* Ghi chú: ..................................................................................................................

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ

Ngày…tháng…năm….

Số:.............

- Căn cứ………số…..ngày…..tháng…..năm…..của……………………

Ban kiểm nghiệm gồm:

+ Ông/Bà……………Chức vụ…………Đại diện……………..Trưởng ban

+ Ông/Bà……………Chức vụ…………Đại diện……………….. Uỷ viên

+ Ông/Bà……………Chức vụ…………Đại diện……………….. Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm:…………………………………………………..

…………………………………………………………………………………….

PHIẾU THU Quyển số:............

Ngày .......tháng .......năm ....... Số:................

Nợ:...............

Có:...............

Họ, tên người nộp tiền:...................................................................................

Địa chỉ:...........................................................................................................

Lý do nộp:......................................................................................................

Số tiền:...............................(Viết bằng chữ):..................................................

........................................................................................................................

Kèm theo:..........................................................................Chứng từ kế toán.

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) :........................

Ngày ......tháng ......năm .....

Người nộp Thủ quĩ

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):............................................................

+ Số tiền quy đổi:..........................................................................................

(Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu)

PHIẾU CHI Quyển số :........... Ngày .....tháng .....năm ....... Số :.....................

Nợ :....................

Có :.....................

Họ, tên người nhận tiền:.................................................................................

Địa chỉ:...........................................................................................................

Lý do chi:.......................................................................................................

Số tiền:........................(Viết bằng chữ):................................................

........................................................................................................................

Kèm theo .............................................................. Chứng từ kế toán

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):.........................................................

+ Số tiền quy đổi:.......................................................................................

(Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu)2020

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày ..... tháng ..... năm ......

Số : ..........................

Kính gửi :.......................................................................................................

Tên tôi là :......................................................................................................

Bộ phận (hoặc địa chỉ) :.................................................................................

Đề nghị cho tạm ứng số tiền :.........................(Viết bằng chữ)......................

........................................................................................................................

Lý do tạm ứng :..............................................................................................

Thời hạn thanh toán :.....................................................................................

GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày ..... tháng ..... năm .......

Số :...............

Nợ :..............

Có:...............

- Họ tên người thanh toán:.............................................................................

- Bộ phận (hoặc địa chỉ):................................................................................

- Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:

BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ

(Dùng cho đồng Việt Nam)

Số:............

Hôm nay, vào........ giờ.........ngày.........tháng......... năm .......

Chúng tôi gồm:

- Ông/Bà:........................................đại diện kế toán

- Ông/Bà:........................................đại diện thủ quĩ

- Ông/Bà:........................................đại diện .............

Cùng tiến hành kiểm kê quĩ tiền mặt, kết quả như sau:

- Lý do: + Thừa:..........................................................................................

+ Thiếu:..........................................................................................

- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ....................................................................

........................................................................................................................

BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ

(Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí)

Số:................

Vào ........giờ .........ngày .........tháng ..........năm.... .....

Chúng tôi gồm:

- Ông/Bà:........................................đại diện kế toán

- Ông/Bà:........................................đại diện thủ quĩ

- Ông/Bà:........................................đại diện .............

Cùng tiến hành kiểm kê quỹ (ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí), kết quả như sau:

- Lý do : + Thừa : ....................................................................................

+ Thiếu :....................................................................................

- Kết luận sau khi kiểm kê quĩ: ..................................................................

.....................................................................................................................

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Số:..............

Kính gửi:................................................

Họ và tên người đề nghị thanh toán:.................................................................

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):....................................................................................

Nội dung thanh toán:........................................................................................

Số tiền:....................Viết bằng chữ:..................................................................

(Kèm theo............chứng từ gốc)

BIÊN LAI THU TIỀN

Ngày .....tháng .....năm..........

Quyển số:............

Số:.............

- Họ, tên người nộp:................................................................................

- Địa chỉ:...................................................................................................

- Nội dung thu:.........................................................................................

- Số tiền thu: ...........................(Viết bằng chữ): .....................................

...................................................................................................................

BẢNG KÊ CHI TIỀN CHO NGƯỜI THAM DỰ

HỘI THẢO, TẬP HUẤN

Số:...............

- Nội dung hội thảo (tập huấn):...............................................................................

- Địa điểm hội thảo (tập huấn):................................................................................

- Thời gian hội thảo: ......................... ngày, từ ngày...../...../......đến ngày..../.../.....

Tổng số người tham dự:.............................................................................................

Tổng số tiền đã chi (Viết bằng chữ):..........................................................................

BẢNG KÊ CHI TIỀN CHO NGƯỜI THAM DỰ

HỘI THẢO, TẬP HUẤN

Số:...............

- Nội dung hội thảo (tập huấn):...............................................................................

- Địa điểm hội thảo (tập huấn):................................................................................

- Thời gian hội thảo ngày........tháng........năm..........

Tổng số người tham dự:...........................................................................................

Tổng số tiền đã chi (Viết bằng chữ):..........................................................................

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ

Ngày .....tháng .....năm ...... Số:............

Nợ: ...........

Có: ...........

Căn cứ Quyết định số : ......................ngày .......tháng .......năm .......của .............

.........................................................................................về việc bàn giao TSCĐ

Ban giao nhận TSCĐ gồm :

- Ông/Bà ...............................chức vụ ..........................................Đại diện bên giao

- Ông/Bà ...............................chức vụ ..........................................Đại diện bên nhận

- Ông/Bà ................................chức vụ .........................................Đại diện................

Địa điểm giao nhận TSCĐ :.......................................................................................

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau :

DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO

BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ

Ngày .....tháng...... năm ......

Số : ..............

Nợ: ..............

Có: ..............

Căn cứ Quyết định số :........ngày ......tháng ......năm...... của ...................................

................................................................ về việc thanh lý tài sản cố định

I- Ban thanh lý TSCĐ gồm:

Ông/Bà: .............................Chức vụ....................Đại diện .....................Trưởng ban

Ông/Bà:..............................Chức vụ....................Đại diện ...........................Uỷ viên

Ông/Bà: .............................Chức vụ....................Đại diện ...........................Uỷ viên

II- Tiến hành thanh lý TSCĐ:

- Tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) TSCĐ ..........................................................

- Số hiệu TSCĐ .........................................................................................................

- Nước sản xuất (xây dựng)........................................................................................

- Năm sản xuất ..........................................................................................................

- Năm đưa vào sử dụng ..............................Số thẻ TSCĐ .........................................

- Nguyên giá TSCĐ ...................................................................................................

- Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý......................................................

- Giá trị còn lại của TSCĐ..........................................................................................

III- Kết luận của Ban thanh lý TSCĐ:

........................................................................................................................................................................................................................................................................

Ngày ......... tháng ......... năm .....

Trưởng Ban thanh lý

(Ký, họ tên)

IV- Kết quả thanh lý TSCĐ:

- Chi phí thanh lý TSCĐ :...........................(viết bằng chữ) ......................................

- Giá trị thu hồi :..........................................(viết bằng chữ) .....................................

- Đã ghi giảm sổ TSCĐ ngày ...........tháng ..........năm ..........

Ngày .........tháng .........năm ......

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên)

BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ LẠI TSCĐ

Ngày... tháng .... năm... Số:.................

Nợ:................

Có:................

Căn cứ Quyết định số:................. ngày ... tháng ... năm ... của ............ về việc đánh giá lại TSCĐ

Ông/ Bà:.....................................................Chứcvụ......................................Đại diện:..........................Chủ tịch Hội đồng

Ông/ Bà:.....................................................Chức vụ.....................................Đại diện:...........................................Uỷ viên

Ông/ Bà:.....................................................Chức vụ.....................................Đại diện:...........................................Uỷ viên

Đã thực hiện đánh giá lại giá trị các TSCĐ sau đây:

4848

Ghi chú: Cột 4 “Giá trị theo đánh giá lại” nếu đánh giá lại cả hao mòn thì cột 4 phải tách ra thành 3 cột tương tự cột 1, 2, 3.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TSCĐ

Số:............

Thời điểm kiểm kê..........................giờ.........ngày.......tháng........năm .....

Ban kiểm kê gồm:

- Ông /Bà .............................chức vụ .........................................đại diện.....................................................Trưởng ban

- Ông /Bà ............................ chức vụ ..........................................đại diện....................................................Uỷ viên

- Ông/Bà...............................chức vụ...........................................đại diện....................................................Uỷ viên

Đã kiểm kê TSCĐ, kết quả như sau:

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ

SỬA CHỮA LỚN HOÀN THÀNH

Căn cứ Quyết định số: ................... ngày ... tháng ... năm ... của .............................

Chúng tôi gồm:

- Ông /Bà ....................Chức vụ............... Đại diện ........................ đơn vị sửa chữa

- Ông /Bà .................. .Chức vụ............... Đại diện ...................... đơn vị có TSCĐ.

Đã kiểm nhận việc sửa chữa TSCĐ như sau:

- Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ .........................................................

- Số hiệu TSCĐ ............................................ Số thẻ TSCĐ: ....................................

- Bộ phận quản lý, sử dụng: ......................................................................................

- Thời gian sửa chữa từ ngày ..... tháng.... năm ...... đến ngày .....tháng ....năm .......

Các bộ phận sửa chữa gồm có:

Kết luận: ....................................................................................................................

...................................................................................................................

BẢNG TÍNH HAO MÒN TSCĐ

Năm..........

Số:............

Ngày .... tháng....năm....

BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ

Tháng ... năm ...

Số:..............

2.2- Mẫu chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư số 213/2009/TT-BTC ngày 10/11/2009

- Họ tên người giao: ..................................................................................................

- Theo .................. số ........... ngày ..... tháng ..... năm ..... của ..................................

Nhập tại kho: ...........................................địa điểm....................................................

Tổng số tiền (viết bằng chữ):.......................................................................

Số chứng từ kèm theo:.................................................................................

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG

(Dùng cho hàng dự trữ tạm xuất, tái nhập)

Số:….

Căn cứ.........................................................................................................................

....................................................................................................................................

Hôm nay ngày........ tháng.........năm ........ Tại............................................................

Chúng tôi gồm:

Bên giao:

- Ông (Bà):.....................................................chức vụ:...............................................

- Ông (Bà):......................................................chức vụ:...............................................

- Ông (Bà):......................................................chức vụ:...............................................

....................................................................................................................................

Bên nhận:

- Ông (Bà):.....................................................chức vụ:.................................................

- Ông (Bà):......................................................chức vụ:................................................

- Ông (Bà):.....................................................chức vụ:.................................................

.....................................................................................................................................

Cùng nhau lập biên bản nhập kho dự trữ theo nội dung sau:

1- Danh mục hàng hoá, thiết bị khi giao (nhận).

2. Tình trạng hàng hoá thiết bị:

3. Những nội dung khác (nếu có):

Biên bản này được lập thành 04 bản, có giá trị như nhau:

- 01 bản bên giao;

- 01 bản bên nhận;

- 02 bản mỗi bản gửi cấp trên trực tiếp của bên giao, bên nhận.

Bên giao Bên nhận

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu)

LỆNH NHẬP (XUẤT) KHO

(Có giá trị đến hết ngày………tháng……năm...)

Số:....

Căn cứ:………................................................................…………..Hình thức thanh toánHình thức thanh toán

Yêu cầu:…………………..................................................………..

Nhập (xuất) tại kho:…………………….......................................…

Cho Ông (Bà):......................................................................................

Tên cơ quan:........................................................................................

Địa chỉ:..........................................................……….........................

.............................................................................................................

GGT (CMND) số…………................Cấp tại…….....................…...

Ngày …..tháng…….năm …….

Giao nhận những mặt hàng dưới đây:

Ấn định:………………………………..thứ hàng.

…., ngày….tháng….năm...

Người viết lệnh Phòng Tài chính Kế toán Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NHẬP ĐẦY KHO Số:... Lô số:……/Ngăn kho……

Hôm nay, ngày……tháng…..năm ….tại………………................................….

Chúng tôi gồm có:

- Ông /Bà:…………………..........................chức vụ: Thủ trưởng đơn vị.

- Ông /Bà:......................................................chức vụ: Kế toán Chi cục dự trữ.

- Ông /Bà:......................................................chức vụ: Kỹ thuật viên kiểm nghiệm.

- Ông /Bà:......................................................chức vụ: Tổ trưởng vùng kho.

- Ông /Bà:......................................................chức vụ: Thủ kho.

...............................................................................................................................................

Cùng nhau tiến hành lập biên bản nhập đầy kho với nội dung sau:

1. Chủng loại hàng hóa nhập kho: (ghi đầy đủ thông tin về chủng loại lương thực, ví dụ thóc Đông xuân năm .... loại hạt dài hoặc gạo Nam bộ …% tấm v.v…)

2. Ngày bắt đầu nhập…………….Ngày kết thúc nhập……………..

3. Chất lượng hàng nhập kho: Có phiếu kiểm nghiệm chất lượng riêng .

4. Kể từ ngày lập biên bản này, lượng thóc (gạo) của kho… do thủ kho……quản lý được đưa vào bảo quản dự trữ và thực hiện theo quy trình bảo quản.

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản thủ kho lưu hồ sơ tại ngăn (lô) kho;

- 01 bản kỹ thuật viên kiểm nghiệm lưu;

- 01 bản kế toán Chi cục dự trữ lưu;

- 01 bản gửi phòng KTBQ Cục dự trữ.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU KIỂM TRA

CHẤT LƯỢNG THÓC NHẬP KHO

Số:…

Người bán hàng: …………………………………….............................................……….

Địa chỉ:.................................................................................................................................

Theo Hợp đồng số.... ngày.... tháng... năm... (nếu có)

Loại thóc..................… ghi đầy đủ chủng loại thóc, thời vụ, năm thu hoạch.Ví dụ:thóc hạt dài Đông xuân năm...)

Khối lượng lô thóc kiểm tra (tấn)………………………..............................................……

Địa điểm bảo quản: tên ngăn/lô kho…..............Loại kho..…..............Vùng kho.................

Biển số của phương tiện vận tải (nếu có):

CHỈ SỐ CHẤT LƯỢNG

Ý kiến kết luận:...............................................................................................................

........................................................................................................................................

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU KIỂM TRA

CHẤT LƯỢNG GẠO NHẬP KHO

Số:…..

Người bán hàng…………………………..........................................................................

Địa chỉ………...................................................................................................................

Theo Hợp đồng số.... ngày.... tháng... năm... (nếu có)

Loại gạo (ghi đầy đủ theo tỷ lệ tấm và xuất xứ của gạo)…...........................................….

Khối lượng lô gạo kiểm tra (tấn)..…………………............................................………...

Địa điểm bảo quản: Tên lô gạo……Ngăn kho...... Loại kho…….. .. .Vùng kho...............

Biển số của phương tiện vận tải (nếu có):

CHỈ SỐ CHẤT LƯỢNG

Ý kiến kết luận:.......................................................................................................................

...............................................................................................................................................

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU KÊ LÓT VÀ SÁT TRÙNG KHO NHẬP THÓC

Số:........

Hôm nay, ngày .....tháng……năm …tại……................................................…………..

Chúng tôi gồm:

1. Ông /Bà……….....................................…………..chức vụ: Thủ trưởng đơn vị

2. Ông /Bà……......................................……………..chức vụ: Kế toán Chi cục dự trữ

3. Ông /Bà……......................................……………..chức vụ: Kỹ thuật viên kiểm nghiệm

4. Ông /Bà………………......................................…..chức vụ: Thủ kho

Đã tiến hành nghiệm thu và xác nhận tình hình kê lót như sau:

1. Tên ngăn (lô) kho: .......……Loại hình kho…………

2. Tích lượng:............................tấn

3. Hình thức kê lót:.................... (mới /bổ sung).

4. Phương thức bảo quản: (ví dụ: đổ rời/ đóng bao bảo quản thoáng hoặc áp suất thấp, v.v…)

5 Kiểu kê lót:........ (ghi đầy đủ Khung tre/gỗ; nền trấu /palét hoặc bảo quản áp suất thấp,v.v…).

6. Định mức được giao:........................đ/tấn.

7. Kê lót thực tế:

Tổng số kinh phí thực tế đã thực hiện:………,đ (viết bằng chữ):.......................;

Nhận xét kết luận (chất lượng kê lót):…………………………….

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- Lưu tại kỹ thuật viên và kế toán Chi cục dự trữ, mỗi bộ phận 01 bản .

- 01 bản thủ kho lưu tại hộp bảo quản đặt tại ngăn (lô) kho.

- 01 bản phòng KTBQ Cục dự trữ lưu.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU KÊ LÓT LÔ GẠO

Số:....

Hôm nay, ngày .....tháng……năm …tại…….............................................…………..

Chúng tôi gồm:

1. Ông /Bà……….....................................…………..chức vụ: Thủ trưởng đơn vị

2. Ông /Bà……......................................……………..chức vụ: Kế toán Chi cục dự trữ

3. Ông /Bà……......................................……………..chức vụ: Kỹ thuật viên kiểm nghiệm

4. Ông /Bà………………......................................…..chức vụ: Thủ kho

Đã tiến hành nghiệm thu và xác nhận tình hình kê lót như sau:

1. Tên lô gạo: Số…...., ngăn kho:………………, Vùng kho:………

2. Số lượng gạo bảo quản:..............................tấn

3. Hình thức kê lót: mới (bổ sung).

4. Định mức được giao:............................đ/tấn ( không tính định mức CO2 )

5. Kê lót thực tế:

Tổng số chi phí thực hiện:…… ,đ (viết bằng chữ)..................................., Trong đó:

Nhận xét kết luận (chất lượng kê lót):……………………………..........................................

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- Lưu tại kỹ thuật viên và kế toán Chi cục dự trữ, mỗi bộ phận 01 bản;

- 01 bản thủ kho lưu tại hộp bảo quản đặt trong ngăn kho;

- 01 bản phòng KTBQ Cục dự trữ lưu.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG,

KINH PHÍ BẢO QUẢN HÀNG HOÁ DỰ TRỮ THEO ĐỊNH MỨC

Mặt hàng:……….. Số:....

Hôm nay, ngày .....tháng……năm …tại………………..

Chúng tôi gồm:

1. Ông /Bà……...........................……………..chức vụ: Lãnh đạo Cục dự trữ (hoặc Chi cục)

2. Ông /Bà……..........................……………...chức vụ: Phụ trách Kỹ thuật bảo quản

3. Ông /Bà……………...........................……..chức vụ: Kế toán trưởng

4. Ông /Bà...........................…………………..chức vụ: Chuyên viên theo dõi định mức bảo quản.

Cùng nhau tiến hành lập biên bản theo nội dung sau:

1. Xác định lương hàng hoá dự trữ bảo quản:

2. Chi phí bảo quản thực hiện trong quý ..………………….......................đồng.

3. Chi phí bảo quản thực hiện luỹ kế ...............……………........................đồng.

4. Chênh lệch giữa định mức và thực tế đã chi (số luỹ kế ).……………….đồng.

Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản phòng Kế toán tài chính Cục dự trữ (Chi cục dự trữ) lưu;

- 01 bản phòng Kỹ thuật bảo quản Cục dự trữ ( Chi cục dự trữ) lưu;

- 01 bản đính kèm hồ sơ tiết kiệm phí gửi Tổng cục dự trữ Nhà nước (Cục dự trữ).

BẢNG THANH TOÁN ĐỘC HẠI, NGUY HIỂM, BỒI DƯỠNG HIỆN VẬT

Tháng…..năm …

Số…………..

Nợ………….

Có………….

(Tổng số tiền viết bằng chữ:……………………………………..................................................)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN TỊNH KHO KHI XUẤT DỐC KHO

Số:…..

Loại thóc (gạo)………….(ghi theo chủng loại, thời vụ, năm thu hoạch) ………………….

Loại kho……………..............Ngăn kho (lô kho)……......................................…………….

Chi cục dự trữ:................................................................................................................................

Ngày…..tháng…..năm …Tại địa điểm………...........…………………Chúng tôi gồm:

1. Ông (Bà)……….....................................…………..chức vụ: Thủ trưởng đơn vị

2. Ông (Bà)……......................................……………..chức vụ: Kế toán Chi cục dự trữ

3. Ông (Bà)……......................................……………..chức vụ: Kỹ thuật viên kiểm nghiệm

4. Ông (Bà)………………......................................…..chức vụ: Thủ kho

Cùng nhau lập biên bản và xác nhận loại thóc (gạo) như sau:

1. Số lượng nhập:...............................Kg

2. Số lượng xuất:................................Kg

- Số lượng xuất lần 1 ngày......tháng.....năm.......: ....................Kg

- Số lượng xuất lần 2 ngày......tháng.....năm.......: ....................Kg

3. Số lượng còn lại theo sổ sách:...........................................................Kg

4. Số lượng thực tế còn lại khi xuất kho lần cuối:.................................Kg

5. Số lượng chênh lệch giữa thực tế so với sổ sách:

- Thừa: ....................Kg

- Thiếu:....................Kg

6. Số lượng lương thực kém phẩm chất:...............................................Kg

7. Nguyên nhân:

8. Kiến nghị:…………………….....................................................................……………....

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản kỹ thuật viên Chi cục dự trữ lưu;

- 01 bản kế toán Chi cục dự trữ lưu;

- 01 bản phòng Kỹ thuật bảo quản Cục dự trữ lưu;

- 01 bản phòng tài chính kế toán Cục dự trữ lưu.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH HAO, DÔI LƯƠNG THỰC

Số:……..

Loại thóc (gạo)……(ghi theo chủng loại, thời vụ, năm thu hoạch) ………………………

Loại kho……………..............Ngăn kho (lô kho)……......................................…………….

Chi cục dự trữ:................................................................................................................................

Căn cứ biên bản tịnh kho số .......ngày.......tháng......năm.....

Hôm nay ngày…...tháng…....năm …Tại địa điểm………...........……chúng tôi gồm:

1. Ông (Bà)……….....................................…………..chức vụ: Thủ trưởng đơn vị

2. Ông (Bà)……......................................……………..chức vụ: Kế toán Chi cục dự trữ

3. Ông (Bà)……......................................……………..chức vụ: Kỹ thuật viên kiểm nghiệm

4. Ông (Bà)………………......................................…..chức vụ: Thủ kho

Cùng nhau lập biên bản và xác nhận loại thóc (gạo) như sau:

1. Số lượng nhập:...............................Kg

2. Thời gian kết thúc nhập ngày….tháng…..năm...

3. Số lượng xuất:................................Kg

4. Thời gian kết thúc xuất ngày….tháng…..năm...

5. Thời gian bảo quản:.........tháng.

6. Số lượng hao thực tế:...............................................kg. tỷ lệ.........%

7. Số lượng hao được thanh lý: ...................................kg. tỷ lệ.........%

8. Số lượng hao vượt định mức:..................................kg. tỷ lệ.........%

9. Số lượng hao dưới định mức: .................................kg. tỷ lệ.........%

10. Nguyên nhân:…………………......................................................................

11. Kiến nghị:…………………….....................................................................……………

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản kỹ thuật viên Chi cục dự trữ lưu;

- 01 bản kế toán Chi cục dự trữ lưu;

- 01 bản phòng Kỹ thuật bảo quản Cục dự trữ lưu;

- 01 bản phòng Kế toán tài chính Cục dự trữ lưu.

PHIẾU KIỂM NGHIỆM CHẤT LƯỢNG THÓC DTNN

Số :…..

Ngăn, lô kho:……....................... Loại kho…..............................………….

Địa điểm bảo quản:……….....................................................……………………..

Số lượng thóc bảo quản (kg):….....................................................………………

Loại thóc:………………….........................................................………………….

Thủ kho:…………………………................................................................………

Ngày, tháng nhập đầy ngăn, lô kho:….....................................................………….

Ngày lấy mẫu:………………………...................................................……………

Ngày kiểm nghiệm mẫu:……………………………………………………………

KẾT QUẢ KIỂM NGHIỆM

Phiếu kiểm nghiệm được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản phòng Kỹ thuật bảo quản Cục dự trữ theo dõi, giám sát lưu hồ sơ bảo quản;

- 01 bản kèm theo biên bản nhập đầy kho (nếu là nhập) hoặc biên bản xác định hao dôi (nếu là xuất kho);

- Gửi Chi cục dự trữ 02 bản: 01 bản lưu tại Phụ trách kiểm nghiệm Chi cục dự trữ; 01 bản giao cho bộ phận kế toán Chi cục đính kèm với phiếu nhập, xuất kho.

PHIẾU KIỂM NGHIỆM CHẤT LƯỢNG GẠO DTNN

Số: ….

Tên lô……….. Ngăn kho………….................................Vùng kho……………..

Số lượng gạo bảo quản (kg):………………………..........................................…

Loại gạo:…………….......:….......................…................………………………...

Thủ kho:……………………………………….......................................................

Ngày, tháng nhập đầy lô:………………….................................................……….

Ngày lấy mẫu:……………………………...........................................……………

Ngày kiểm nghiệm mẫu:………………………………...........................................

KẾT QUẢ KIỂM NGHIỆM

Phiếu kiểm nghiệm được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản phòng Kỹ thuật bảo quản Cục dự trữ lưu;

- 01 bản phòng Tài chính kế toán Cục dự trữ lưu;

- Gửi Chi cục dự trữ 02 bản: 01 bản lưu tại Phụ trách kiểm nghiệm Chi cục dự trữ; 01 bản lưu tại hộp bảo quản của ngăn (lô) gạo bảo quản.

BẢNG KÊ CÂN HÀNG

(Dùng cho xuất, nhập)

- Họ tên thủ kho:....................................................

- Loại kho:............Sổ kho:........Ngăn kho..............

- Địa điểm:.............................................................

- Tên hàng:............Đơn vị tính...............................

- Tên, địa chỉ người giao (Người nhận):...............

- Ấn định:

1- Tổng trọng lượng kể cả bao bì:.................................................................................................

2- Tổng trọng lượng bao bì:..........................................................................................................

3- Tổng trọng lượng hàng đã trừ bì viết bằng số.............. viết bằng chữ:...................................

..., ngày ... tháng ... năm ...

3- Giải thích nội dung và phương pháp lập chứng từ kế toán

3.1- Chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006

BẢNG CHẤM CÔNG

(Mẫu số C01a- HD)

1- Mục đích: Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, ... của công chức, viên chức và người lao động làm căn cứ tính trả lương cho từng công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Bảng chấm công phải ghi rõ: Tên đơn vị, bộ phận sử dụng lao động, mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên của từng công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị.

Cột C: Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người

Cột 1-31: Ghi các ngày trong tháng (Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng)

Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng công chức, viên chức, người lao động trong tháng

Cột 33: Ghi tổng số công nghỉ không lương

Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ hưởng BHXH của từng công chức, viên chức, người lao động trong tháng

Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm,...) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào sự có mặt thực tế của công chức, viên chức, người lao động thuộc bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.

Cuối tháng, người chấm công, người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,... về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu. Sau khi kiểm tra, đối chiếu xong kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công cho từng người tính ra số công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34.

Bảng chấm công được lưu tại phòng (ban, tổ) kế toán cùng các chứng từ có liên quan.

Phương pháp chấm công: Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán tại đơn vị để sử dụng 1 trong các phương pháp chấm công sau:

+ Chấm công ngày: Mỗi khi công chức, viên chức, người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội nghị, họp,... thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.

+ Chấm công giờ: Trong ngày công chức, viên chức, người lao động làm công việc gì thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.

+ Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi công chức, viên chức, người lao động nghỉ bù thì chấm "Nb" và vẫn tính trả lương thời gian.

BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ

(Mẫu số C01b- HD)

1- Mục đích: Theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm...) có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việc theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm ngoài giờ.

Góc trên, bên trái của Bảng chấm công làm thêm giờ phải ghi rõ tên đơn vị, bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người làm việc thêm ngoài giờ trong bộ phận công tác.

Cột 1 đến cột 31: Ghi số giờ làm thêm của các ngày (Từ giờ...đến giờ...) từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng.

Cột 32: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày làm việc trong tháng

Cột 33: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật

Cột 34: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết

Cột 35: Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi đêm

Hàng ngày tổ trưởng (ban, phòng, nhóm...) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào số giờ làm thêm thực tế theo yêu cầu công việc của bộ phận mình để chấm giờ làm thêm cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.

Cuối tháng, người chấm công ký và phụ trách bộ phận (phòng, ban) có người làm thêm ký xác nhận vào Bảng chấm công làm thêm giờ và chuyển Bảng chấm công làm thêm giờ cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt sau đó quy ra công để thanh toán (trường hợp thanh toán tiền). Kế toán căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35.

GIẤY BÁO LÀM THÊM GIỜ

(Mẫu số C01c-HD)

1- Mục đích: Là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho công chức, viên chức và người lao động.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị và bộ phận làm việc

- Ghi rõ số ngày, tháng, năm lập phiếu

- Ghi rõ họ, tên và nơi công tác của người làm thêm giờ (nếu là cả tổ thì ghi tên tổ)

- Cột A, B: Ghi ngày, tháng và nội dung công việc làm thêm

- Cột 1, 2, 3: Người làm thêm giờ ghi rõ giờ bắt đầu, giờ kết thúc công việc làm thêm và tính ra tổng số giờ làm thêm

- Cột 4, 5: Kế toán lao động tiền lương căn cứ vào bảng qui định đơn giá làm thêm của đơn vị ghi đơn giá và tính số tiền làm thêm phải thanh toán.

- Cột C: Người làm thêm sau khi ghi số giờ làm thêm ký tên vào cột này.

- Phiếu này có thể lập cho từng cá nhân theo từng công việc của một đợt công tác hoặc có thể lập cho cả tổ.

Phiếu này do người báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán. Sau khi có đầy đủ chữ ký phiếu báo làm thêm giờ được chuyển đến kế toán để làm cơ sở tính lương tháng.

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

(Mẫu số C02a - HD)

1- Mục đích: Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ kế toán làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho công chức, viên chức và người lao động, đồng thời để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng

- Cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công, Bảng tính phụ cấp, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH,...

Góc trên, bên trái của Bảng thanh toán tiền lương ghi rõ tên đơn vị, bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, mã số công chức, viên chức, Mã TK các nhân, họ và tên người được hưởng lương

Cột E, G: Ghi cấp bậc chức vụ, mã số ngạch lương

Cột 1: Ghi hệ số lương tính theo ngạch bậc

Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ,...

Cột 3, 4, 5: Ghi hệ số phụ cấp khác như: Phụ cấp trách nhiệm vượt khung, phụ cấp kiêm nhiệm chức danh lãnh đạo, phụ cấp khu vực, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp thu hút, phụ cấp lưu động, phụ cấp độc hại nguy hiểm, các loại phụ cấp đặc thù theo nghề nghiệp khác...

Cột 6: Ghi tổng hệ số lương và hệ số phụ cấp (cột 6 = cột 1 + cột 2 + cột 3 + cột 4 + cột 5)

Cột 7: Ghi tổng mức lương được hưởng bằng mức lương tối thiểu nhân với hệ số lương và hệ số phụ cấp

Cột 8: Ghi số tiền lương của những ngày nghỉ việc không được hưởng lương bằng số ngày nghỉ việc không được hưởng lương (căn cứ vào Bảng chấm công để lấy số ngày nghỉ không được hưởng lương) nhân với (x) lương bình quân ngày

Cột 9: Ghi số tiền BHXH trả thay lương bằng số ngày nghỉ hưởng BHXH (căn cứ vào Bảng chấm công để lấy số ngày nghỉ được hưởng BHXH) nhân với (x) tiền lương bình quân ngày nhân với (x) tỷ lệ hưởng BHXH

Cột 10: Ghi tổng tiền lương và BHXH được hưởng của mỗi người (Cột 10 = cột 7 - cột 8 + cột 9)

Cột 11, 12, 13: Ghi các khoản trừ vào lương như: BHXH, BHYT (Phần cá nhân phải đóng góp thêm),... thuế thu nhập cá nhân phải nộp.

Cột 14: Ghi tổng số tiền phải khấu trừ vào lương (Cột 14 = cột 11 + cột 12 + cột 13)

Cột 15: Ghi tổng số tiền lương còn lĩnh (Cột 15 = cột 10 - cột 14)

Cột H: Ký xác nhận của người được hưởng lương hoặc người nhận hộ. Đối với các đơn vị thực hiện thanh toán tiền lương qua Kho bạc thì người nhận lương ký trực tiếp vào tờ séc của mình và không phải ký xác nhận vào Bảng thanh toán tiền lương.

Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét và thủ trưởng duyệt, trên cơ sở đó lập phiếu chi và phát lương cho công chức, viên chức, người lao động. Bảng thanh toán tiền lương được lưu tại phòng kế toán của đơn vị. Nếu đơn vị thực hiện việc trả lương tại Kho bạc thì Bảng thanh toán tiền lương được lập thành 2 liên:

- 1 liên lưu tại phòng kế toán đơn vị để làm cơ sở ghi sổ.

- 1 liên chuyển cho Kho bạc (Nơi chịu trách nhiệm trả lương cho đơn vị) để làm cơ sở thanh toán tiền lương cho từng cá nhân.

BẢNG THANH TOÁN PHỤ CẤP

(Mẫu số C05- HD)

1- Mục đích: Bảng thanh toán phụ cấp nhằm xác định khoản phụ cấp tháng hoặc quý được hưởng ngoài lương (Khoản phụ cấp này chưa được tính trong Bảng thanh toán tiền lương tháng của đơn vị) của những cán bộ kiêm nhiệm nhiều việc cùng 1 lúc được hưởng phụ cấp theo chế độ, là cơ sở để thanh toán tiền phụ cấp cho cán bộ, công chức, viên chức được hưởng (Ví dụ: Phụ cấp cán bộ tham gia ban quản lý dự án, phụ cấp Hội đồng khoa học...).

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Bảng thanh toán phụ cấp ghi rõ tên đơn vị, bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách đăng ký.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, họ và tên, chức vụ, địa chỉ cơ quan làm việc của từng người được nhận phụ cấp

Cột 1: Ghi mức lương đang hưởng (gồm cả phụ cấp trách nhiệm nếu có)

Cột 2: Ghi tỷ lệ (%) được hưởng phụ cấp theo quy định (nếu quy ước trả cố định hàng tháng theo mức lương chung thì cột này để trống)

Cột 3: Ghi số tiền phụ cấp từng người được hưởng theo tháng hoặc theo quý

Cột E: Từng người ký nhận khi nhận phụ cấp

Bảng thanh toán phụ cấp được lập 1 bản theo tháng hoặc theo quý và phải có đầy đủ chữ ký theo quy định.

GIẤY ĐI ĐƯỜNG

(Mẫu số C06- HD)

1- Mục đích: Giấy đi đường là căn cứ để cán bộ, viên chức và người lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí, tàu xe sau khi về tới cơ quan.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Sau khi có lệnh cử cán bộ, viên chức đi công tác, bộ phận hành chính làm thủ tục cấp giấy đi đường. Người đi công tác có nhu cầu ứng tiền tàu xe, công tác phí... mang giấy đi đường đến phòng tài vụ làm thủ tục ứng tiền. Kế toán ghi số tiền đã tạm ứng vào góc giấy đi đường. Ngày, giờ xuất phát từ cơ quan có thể do bộ phận hành chính hoặc người đi công tác tự ghi.

Góc trên, bên trái của Giấy đi đường phải ghi rõ tên đơn vị, bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách đăng ký.

Cột A: Ghi nơi đi, nơi đến công tác

Cột 1: Ghi ngày đi và ngày đến

Khi đến nơi công tác, cơ quan đến công tác phải xác nhận ngày đến và đi (đóng dấu và chữ ký xác nhận của người có trách nhiệm ở cơ quan đến công tác).

Cột 2- Phương tiện sử dụng: Cần ghi rõ đi ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu hoả, máy bay ...

Cột 3- Số ngày công tác (Kể cả thời gian trên đường và thời gian ở nơi công tác).

Cột 4: Ghi lý do lưu trú

Cột B: Lấy chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của nơi cán bộ, viên chức đến công tác

Khi đi công tác về người đi công tác xuất trình giấy đi đường để phụ trách bộ phận xác nhận ngày về và thời gian được hưởng lưu trú. Sau đó đính kèm các chứng từ trong đợt công tác (như vé tàu xe, vé phà, vé trọ...) vào giấy đi đường và nộp cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán công tác phí, thanh toán tạm ứng. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi thanh toán. Giấy đi đường và các chứng từ liên quan được lưu ở phòng kế toán.

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LÀM THÊM GIỜ

(Mẫu số C07- HD)

1- Mục đích: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ nhằm xác định khoản tiền làm thêm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải ghi rõ tên đơn vị, bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách đăng ký.

Dòng tháng năm: Ghi rõ tháng và năm mà người lao động tiến hành làm thêm giờ.

Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên của người làm việc thêm giờ (theo mẫu C01b- HD của tháng đó).

Cột 1: Ghi hệ số lương người lao động đang hưởng

Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ người lao động đang hưởng

Cột 3: Ghi hệ số phụ cấp khác của người lao động được hưởng (nếu có)

Hệ số lương (cột 1) và hệ số phụ cấp chức vụ (cột 2), hệ số phụ cấp khác (cột 3) của Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải khớp đúng với thực tế của người làm thêm (đối chiếu với cột 1, cột 2 và cột 3 của Bảng thanh toán tiền lương- Mẫu số C02a- HD)

Cột 4: Ghi tổng số hệ số phụ cấp người làm thêm được hưởng (Cột 4 = cột 1 + cột 2 + cột 3)

Cột 5: Ghi tiền lương tháng được hưởng tính bằng: Lương tối thiểu (Theo quy định của nhà nước) nhân (x) với (Hệ số lương cộng (+) với Phụ cấp chức vụ)

Cột 6: Ghi mức lương ngày được tính bằng Lương tối thiểu (theo quy định của Nhà nước) nhân (x) với (hệ số lương + hệ số phụ cấp chức vụ) chia (/) cho 22 ngày.

Cột 7: Ghi mức lương giờ được tính bằng Cột 6 chia (/) cho 8 giờ.

Cột số giờ làm thêm ngày thường, số giờ làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật, số giờ làm thêm ngày lễ (Cột 8, 10, 12, 14) căn cứ vào bảng chấm công làm thêm giờ thực tế của tháng đó để ghi.

Cột thành tiền của làm thêm ngày thường (cột 9) = số giờ (cột 8) x mức lương giờ (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hiện hành

Cột thành tiền của làm thêm ngày thứ 7, CN (cột 11) = số giờ (cột 10) x mức lương giờ (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hiện hành

Cột thành tiền của làm thêm ngày lễ, tết (cột 13) = số giờ (cột 12) x mức lương giờ (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hiện hành.

Cột thành tiền của làm thêm buổi đêm (cột 15) = số giờ (cột 14) x mức lương giờ (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hiện hành.

Cột 16: Ghi tổng cộng số tiền Cột 16 = cột 9 + cột 11 + cột 13 + cột 15

Cột 17, 18: Ghi số ngày được nghỉ bù của những ngày làm thêm và số tiền tương ứng của những ngày nghỉ bù đó không được thanh toán

+ Cột 17: Số ngày được quy đổi theo ngày làm việc 8h

+ Cột 18 = cột 17 x cột 6

Cột 19: Ghi số tiền làm thêm thực thanh toán cho người làm thêm

Cột 19 = cột 16 - cột 18

Cột C: Người làm thêm sau khi nhận tiền phải ký vào cột này

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải kèm theo Bảng chấm công làm thêm giờ của tháng đó, có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị. Bảng thanh toán tiền làm ngoài giờ được lập thành 1 bản để làm căn cứ thanh toán.

HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN CÔNG VIỆC, SẢN PHẨM

(Mẫu số C08- HD)

1- Mục đích: Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm là bản ký kết giữa bên giao khoán và bên nhận khoán nhằm xác nhận về khối lượng công việc, nội dung công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là cơ sở thanh toán chi phí cho người nhận khoán.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, và số của hợp đồng giao khoán. Ghi rõ họ tên, chức vụ đại diện cho phòng, ban, bộ phận của bên giao khoán và bên nhận khoán.

Phần I. Ghi rõ nội dung, trách nhiệm và quyền lợi của người nhận khoán: Ghi rõ tên sản phẩm (hoặc công việc giao khoán) yêu cầu kỹ thuật của từng sản phẩm, từng công việc giao khoán, đồng thời ghi rõ trách nhiệm và quyền lợi của người nhận khoán đối với nội dung công việc được giao.

Phần II. Ghi rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của bên giao khoán (như điều kiện làm việc, yêu cầu sản phẩm (công việc) khoán, thời gian hoàn thành và số tiền phải thanh toán) đối với bên nhận khoán.

Phần III. Những điều khoản chung về hợp đồng.

- Thời gian thực hiện hợp đồng: Ghi rõ thời gian thực hiện công việc nhận khoán từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc hợp đồng.

- Phương thức thanh toán: Ghi rõ phương thức thanh toán cho người nhận khoán.

- Xử phạt các hình thức vi phạm hợp đồng: Ghi rõ các hình thức xử phạt khi 1 trong 2 bên vi phạm hợp đồng. Các hình thức xử phạt phải được bàn bạc, thống nhất giữa bên giao và bên nhận khi ký hợp đồng.

Hợp đồng giao khoán do bên giao khoán lập thành 3 bản :

- 1 bản giao cho người nhận khoán;

- 1 bản lưu ở bộ phận lập hợp đồng;

- 1 bản chuyển cho người có trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng giao khoán và làm căn cứ để thanh toán hợp đồng.

Hợp đồng giao khoán phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của đại diện bên giao khoán và đại diện bên nhận khoán.

BẢNG THANH TOÁN TIỀN THUÊ NGOÀI

(Mẫu số C09- HD)

1- Mục đích: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài là chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền đã thanh toán cho người được thuê để thực hiện những công việc không lập thành hợp đồng, như: Thuê lao động bốc vác, thuê vận chuyển thiết bị, thuê làm khoán 1 công việc nào đó.... Chứng từ này được dùng để thanh toán cho người đi thuê lao động ngoài đơn vị.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái ghi rõ đơn vị, bộ phận mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Chứng từ này do người thuê lao động ngoài đơn vị lập.

Ghi họ và tên người thuê thuộc bộ phận (phòng, ban, trung tâm)

Ghi rõ nội dung công việc, địa điểm và thời gian thuê

Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, họ tên, địa chỉ hoặc chứng minh thư của người được thuê

Cột D: Ghi rõ nội dung, hoặc tên công việc thuê

Cột 1: Ghi số công lao động hoặc khối lượng công việc đã làm

Cột 2: Ghi đơn giá phải thanh toán cho 1 công lao động hoặc 1 đơn vị khối lượng công việc. Trường hợp thuê khoán gọn công việc thì cột này để trống

Cột 3: Ghi số tiền phải thanh toán

Cột 4: Tiền thuế khấu trừ phải nộp nếu người được thuê có mức thu nhập thuộc đối tượng ở diện phải nộp thuế thu nhập cá nhân theo qui định của Luật thuế (nếu có).

Cột 5: Số tiền còn lại được nhận sau khi đã khấu trừ thuế (Cột 5 = cột 3 - cột 4)

Cột E: Người được thuê ký nhận khi nhận tiền

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN

(Mẫu số C10- HD)

1- Mục đích: Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán là chứng từ kế toán nhằm xác nhận số lượng, chất lượng công việc và giá trị của hợp đồng đã thực hiện, làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị, bộ phận, mã số đơn vị sử dụng ngân sách

Ghi rõ ngày thanh lý hợp đồng, số hiệu bản thanh lý.

Ghi rõ họ tên, chức vụ của những người được đại diện cho bên giao khoán và bên nhận khoán.

Ghi rõ số, ngày tháng của hợp đồng được thanh lý

Ghi rõ nội dung công việc đã thực hiện và giá trị của hợp đồng đã thực hiện đến thời điểm thanh lý hợp đồng.

Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ mà bên giao khoán đã thanh toán cho bên nhận khoán từ khi ký hợp đồng đến ngày thanh lý hợp đồng.

Ghi rõ nội dung của từng bên vi phạm hợp đồng (nếu có) và số tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng.

Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ bên giao khoán còn phải thanh toán cho bên nhận khoán (theo tính toán trong hợp đồng, nghiệm thu công việc và số tiền đã thanh toán trước cho nhau) đến khi thanh lý hợp đồng hoặc ngược lại bên giao khoán đã thanh toán quá cho bên nhận khoán.

Sau khi kiểm tra thực tế việc thực hiện hợp đồng, kết quả thực hiện hợp đồng hai bên nhất trí đưa ra kết luận về từng nội dung cụ thể về khối lượng thực hiện, đánh giá chất lượng và kiến nghị, các việc cần làm (nếu có)

Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản. Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán phải có đầy đủ chữ ký của đại diện bên giao khoán, đại diện bên nhận khoán.

BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG

(Mẫu số C11- HD)

1- Mục đích: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp trong tháng (hoặc quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn. Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lương, tính vào chi của đơn vị trừ vào lương của cán bộ, công chức, viên chức.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị, bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách

- Cột A: Ghi số thứ tự trích nộp BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp.

- Cột B: Ghi số tháng trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BH thất nghiệp áp dụng trong trường hợp kê khai theo quí.

- Cột 1: Ghi tổng quỹ lương dùng làm cơ sở để trích lập BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp.

- Cột 2, 3, 4: Ghi tổng số tiền BHXH, BHYT, BHthất nghiệp phải nộp, trong đó chia theo nguồn trích tính vào chi phí và tính trừ vào lương của cán bộ công chức, viên chức.

- Cột 5, 6, 7: Ghi tổng số tiền kinh phí công đoàn phải nộp, trong đó chia theo nguồn trích tính vào chi phí và tính trừ vào lương của cán bộ công chức, viên chức.

- Cột 8: Ghi số kinh phí công đoàn đơn vị phải nộp cấp trên

- Cột 9: Ghi số kinh phí công đoàn đơn vị được để lại chi tại đơn vị.

Bảng kê được lập thành 2 bản theo kỳ nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BH thất nghiệp.

Bảng kê trích nộp theo lương sau khi lập xong phải có đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ tên của người lập, kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị.

BẢNG KÊ THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ

(Mẫu số C12- HD)

1- Mục đích: Bảng kê thanh toán công tác phí dùng để liệt kê các khoản thanh toán công tác phí cho cán bộ, công nhân viên trong cơ quan trong trường hợp phải thanh toán công tác phí cho nhiều người, cho nhiều giấy đi đường khác nhau hoặc nhiều giấy của 1 người cùng thanh toán 1 lần.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Bảng kê các khoản thanh toán công tác phí phải ghi rõ tên đơn vị, bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng cán bộ, công nhân viên đi công tác theo giấy công tác được thanh toán

Cột C: Ghi tên đơn vị hoặc bộ phận làm việc của cán bộ (Ví dụ: Ban Tài chính kế toán; Phòng kế hoạch...)

Cột 1: Ghi tiền vé tàu, vé xe theo quy định của nhà nước được thanh toán

Cột 2: Ghi số tiền lưu trú được hưởng trong chuyến công tác

Cột 3: Ghi số tiền trọ, tiền nhà nghỉ, khách sạn được thanh toán

Cột 4: Ghi tổng số tiền (Cột 4 = cột 1 + cột 2 + cột 3)

Cột 5: Ghi số tiền đã tạm ứng

Cột 6: Ghi số thực được nhận (Cột 6 = cột 4 - cột 5), nếu số đã tạm ứng lớn hơn số được thanh toán thì cột này ghi bằng số âm

Cột D: Người đi công tác sau khi thanh toán tiền công tác phí thì ký nhận.

Bảng kê thanh toán công tác phí sau khi lập xong phải có đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ tên của người lập, kế toán trưởng và người duyệt.

PHIẾU XUẤT KHO

(Mẫu số C21 - HD)

1- Mục đích: Phiếu xuất kho nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, dụng cụ, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi hoạt động, chi dự án, chi phí đầu tư XDCB, chi hoạt động dịch vụ, giảm giá trị vật tư, hàng hoá dự trữ tồn kho và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư, định mức sử dụng công cụ, dụng cụ.

2 - Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính và mã số của vật tư, dụng cụ, hàng hoá.

- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, dụng cụ, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.

- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).

- Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán của đơn vị) và tính thành tiền của từng loại vật tư, dụng cụ, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).

Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, dụng cụ, hàng hoá thực tế đã xuất kho.

Dòng tổng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý bộ phận kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và qui định của từng đơn vị) thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong kế toán trưởng hoặc phụ trách bộ phận sử dụng ký (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào Thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.

Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

BIÊN BẢN KIÊM KÊ VẬT TƯ,

CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ

(Mẫu số C23- HD)

1- Mục đích: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, hàng hoá nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ, hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, hàng hoá thừa, thiếu và ghi vào sổ kế toán.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, hàng hoá ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, hàng hoá phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm thực hiện kiểm kê

Ban kiểm kê gồm trưởng ban và các uỷ viên

Mỗi kho được kiểm kê lập 1 biên bản riêng

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số, đơn vị tính của vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá được kiểm kê tại kho

Cột 1: Ghi đơn giá của từng thứ vật tư, công cụ, hàng hoá (tuỳ theo quy định của đơn vị để ghi đơn giá cho phù hợp)

Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, hàng hoá theo sổ kế toán

Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, hàng hoá theo kết quả kiểm kê

Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9

Số lượng vật tư, công cụ, hàng hoá thực tế kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất:

- Cột 10: Tốt 100%

- Cột 11: Kém phẩm chất

- Cột 12: Mất phẩm chất

Nếu có chênh lệch, Thủ trưởng đơn vị ghi rõ ý kiến giải quyết số chênh lệch này

Biên bản được lập thành 2 bản:

- 1 bản phòng kế toán lưu

- 1 bản thủ kho lưu

Sau khi lập xong biên bản, trưởng ban kiểm kê, kế toán trưởng, thủ kho ký (ghi rõ họ, tên) và thủ trưởng đơn vị ghi rõ ý kiến giải quyết chênh lệch, ký (ghi rõ họ, tên).

BẢNG KÊ MUA HÀNG

(Mẫu số C24-HD)

1- Mục đích: Bảng kê mua hàng dùng cho những cán bộ có trách nhiệm mua hàng cho đơn vị nhằm kê khai số vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ mua trên thị trường tự do trong trường hợp người bán thuộc đối tượng không phải lập hoá đơn khi bán hàng hoá, dịch vụ theo qui định của pháp luật, làm căn cứ lập phiếu nhập kho và thanh toán.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Về nguyên tắc mua hàng hoá, vật tư, công cụ, dụng cụ, dịch vụ phải có hoá đơn bán hàng của người bán. Nếu người bán thuộc đối tượng không phải lập hoá đơn khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo qui định của pháp luật thì khi mua hàng, người mua hàng phải lập Bảng kê mua hàng.

Bảng kê mua hàng phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Mỗi quyển “Bảng kê mua hàng” phải được ghi số liên tục từ đầu quyển đến cuối quyển.

Góc trên, bên trái của Bảng kê mua hàng ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Ghi rõ họ tên, bộ phận phòng, ban nơi làm việc của người trực tiếp mua hàng.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, quy cách, phẩm chất, địa chỉ mua hàng hoặc tên người bán hàng và đơn vị tính của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ mua vào.

Cột 1: Ghi số lượng của mỗi loại vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ đã mua.

Cột 2: Ghi đơn giá mua của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ.

Cột 3: Ghi số tiền phải trả của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ (Cột 3 = cột 1 x cột 2)

Dòng cộng ghi tổng số tiền đã mua các loại hàng hóa, vật tư, dụng cụ, dịch vụ ghi trong phiếu.

Các cột B, C, 1, 2, 3 nếu còn thừa thì được gạch 1 đường chéo từ trên xuống.

Bảng kê mua hàng do người mua lập và ký, ghi rõ họ tên sau đó chuyển “Bảng kê mua hàng” cho người có thẩm quyền duyệt mua (người duyệt chi) và kế toán trưởng ký làm thủ tục nhập kho hoặc đưa ngay vào sử dụng (nếu có) hoặc giao hàng cho người quản lý sử dụng.

Bảng kê mua hàng do người mua lập 2 liên: Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 chuyển cho kế toán làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán.

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ

(Mẫu số C25 - HD)

1- Mục đích: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá nhằm xác định số lượng, qui cách, chất lượng vật tư, công cụ, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi

Biên bản kiểm nghiệm áp dụng cho các loại vật tư, công cụ, hàng hoá cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp:

- Nhập kho với số lượng lớn.

- Các loại vật tư, công cụ, hàng hoá có tính chất lý, hoá phức tạp.

- Các loại vật tư quý hiếm.

Những vật tư, công cụ, hàng hoá không kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình kiểm nhận để nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì vẫn phải lập Biên bản kiểm nghiệm.

Góc trên, bên trái của Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

- Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách và mã số của vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa kiểm nghiệm.

- Cột D: “Phương thức kiểm nghiệm”, phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất.

- Cột E: Ghi rõ đơn vị tính của từng loại

- Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu giao hàng,...)

- Cột 2 và 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm.

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân đối với vật tư, công cụ, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý.

Biên bản kiểm nghiệm lập 2 bản: 1 bản giao cho phòng (ban) cung tiêu hoặc người giao hàng; 1 bản giao cho phòng (ban) kế toán.

Trường hợp vật tư, công cụ, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa để giải quyết.

PHIẾU THU

(Mẫu số C30- BB)

1- Mục đích: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có Phiếu thu. Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ" đính kèm với Phiếu thu.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số Phiếu thu phải được đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán.

Góc trên, bên trái của phiếu thu phải ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ và mã đơn vị sử dụng Ngân sách.

Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.

- Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền.

- Dòng “Lý do nộp": Ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa.

- Dòng “Số tiền": Ghi bằng số và bằng chữ của số tiền nộp quĩ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam, hay đơn vị tiền tệ khác.

- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ kế toán khác kèm theo Phiếu thu.

Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét, thủ trưởng duyệt, chuyển cho thủ quĩ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quĩ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký tên.

Phiếu thu được lập thành 3 liên:

Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu

Liên 2 thủ quĩ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ kế toán khác để ghi sổ kế toán.

Liên 3 giao cho người nộp tiền.

Trường hợp người nộp tiền là đơn vị hoặc cá nhân ở bên ngoài đơn vị thì liên giao cho người nộp tiền phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và đóng dấu đơn vị.

Chú ý: Nếu là thu ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí phải ghi rõ tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm nhập quĩ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng Việt Nam để ghi sổ.

PHIẾU CHI

(Mẫu số C31- BB)

1- Mục đích: Phiếu chi nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ vàng bạc, kim khí quí, đá quý thực tế xuất quĩ và làm căn cứ để thủ quĩ xuất quĩ, ghi sổ quĩ và kế toán ghi sổ kế toán.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi Phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi. Số phiếu chi phải được đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán.

Góc trên, bên trái của phiếu chi ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền.

- Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nhận tiền.

- Dòng “Lý do chi" ghi rõ nội dung chi tiền.

- Dòng “Số tiền": Ghi bằng số hoặc bằng chữ số tiền xuất quĩ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam, hay đơn vị tiền tệ khác.

- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ kế toán khác kèm theo Phiếu chi.

Sau khi có chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, chuyển cho kế toán trưởng soát xét và thủ trưởng đơn vị duyệt thủ quĩ mới được xuất quĩ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi.

Phiếu chi được lập thành 3 liên:

Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

Liên 2 thủ quĩ dùng để ghi sổ quĩ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ kế toán khác để ghi sổ kế toán.

Liên 3 giao cho người nhận tiền.

Đối với liên dùng để giao dịch thanh toán với bên ngoài thì phải đóng dấu của đơn vị.

Chú ý: Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá ngoại tệ, đơn giá vàng, bạc đá quí tại thời điểm xuất quĩ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng Việt Nam ghi sổ.

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

(Mẫu số C32- HD)

1- Mục đích: Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Giấy đề nghị tạm ứng do người xin tạm ứng viết 1 liên gửi cho phụ trách bộ phận và kế toán trưởng soát xét gửi thủ trưởng đơn vị duyệt tạm ứng.

Góc trên, bên trái của Giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), tên bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách

- Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, đơn vị, bộ phận và số tiền xin tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ).

- Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng như: Đi công tác, mua văn phòng phẩm, tiếp khách ...

- Thời hạn thanh toán: Ghi rõ ngày, tháng hoàn lại số tiền đã tạm ứng.

Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị Thủ trưởng đơn vị duyệt chi. Căn cứ quyết định của Thủ trưởng đơn vị, kế toán ghi số vào Giấy đề nghị tạm ứng lập Phiếu chi kèm theo Giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG

(Mẫu số C33- BB)

1- Mục đích: Giấy thanh toán tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Giấy thanh toán tạm ứng ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), tên bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách. Phần đầu ghi rõ ngày, tháng, năm, số hiệu của Giấy thanh toán tạm ứng; Họ tên, đơn vị người thanh toán.

Căn cứ vào chỉ tiêu của cột A, kế toán thanh toán ghi vào cột 1 như sau:

Mục I- Số tiền tạm ứng: Gồm số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết và số tạm ứng kỳ này.

Mục 1: Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết căn cứ vào dòng số dư tạm ứng tính đến ngày lập phiếu thanh toán trên sổ kế toán để ghi.

Mục 2: Số tạm ứng kỳ này căn cứ vào các Phiếu chi tạm ứng để ghi. Mỗi Phiếu chi ghi 1 dòng.

Mục II- Số tiền đã chi: Căn cứ vào các chứng từ chi tiêu của người nhận tạm ứng để ghi vào mục này. Mỗi chứng từ chi tiêu ghi 1 dòng.

Mục III- Chênh lệch: Là số chênh lệch giữa mục I và mục II.

- Nếu số tạm ứng chi không hết ghi vào dòng 1 của mục III.

- Nếu chi quá số tạm ứng ghi vào dòng 2 của mục III.

Giấy thanh toán tạm ứng do kế toán thanh toán lập sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán soát xét và thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Người đề nghị thanh toán sẽ ký xác nhận trước khi nhận hoặc nộp trả lại tiền. Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Phần chênh lệch tiền tạm ứng chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ hoặc trừ vào lương. Phần chi quá số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng. Chứng từ gốc, giấy thanh toán tạm ứng phải đính kèm phiếu thu hoặc phiếu chi có liên quan.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ

(Dùng cho đồng Việt Nam)

(Mẫu số C34- HD)

1- Mục đích: Biên bản kiểm kê quỹ nhằm xác nhận tiền mặt bằng đồng Việt Nam tồn quĩ thực tế và số chênh lệch thừa, thiếu so với sổ quỹ, trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Việc kiểm kê quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quí, cuối năm hoặc khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, trong đó, thủ quỹ và kế toán quỹ là các thành viên. Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có trong quỹ như: loại 500 000 đồng, loại 100 000 đồng,...

Góc trên, bên trái của biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê (...giờ .... ngày ... tháng ... năm ...)

- Dòng I “Số dư theo sổ quĩ ": Căn cứ vào số tồn quỹ trên sổ quỹ tại ngày cộng sổ để kiểm kê quỹ để ghi vào cột 2.

- Dòng II “Số kiểm kê thực tế": Căn cứ vào số kiểm kê thực tế để ghi theo từng loại tiền vào cột 1 và tính ra tổng số tiền để ghi vào cột 2.

- Dòng III “Chênh lệch”: Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quỹ với số kiểm kê thực tế.

Trên Biên bản kiểm kê quỹ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu quĩ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Biên bản kiểm kê quỹ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của thủ quỹ, người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ và kế toán trưởng. Mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị xem xét giải quyết.

Biên bản kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản: 1 bản lưu ở thủ quỹ, 1 bản lưu ở kế toán quỹ tiền mặt.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ

(Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí)

(Mẫu số C35- HD)

1- Mục đích: Biên bản kiểm kê quỹ này nhằm xác nhận số ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quĩ, trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Việc kiểm kê quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quí, cuối năm hoặc khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, trong đó, thủ quỹ và kế toán quỹ là các thành viên. Trước khi kiểm kê quĩ, thủ quỹ phải ghi sổ quĩ tất cả các Phiếu thu, Phiếu chi bằng ngoại tệ và tính số dư tồn quĩ ngoại tệ đến thời điểm kiểm kê. Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại ngoại tệ có trong quĩ như: USD, EURO,… từng loại vàng, bạc, kim khí quý, đá quí (nếu có).

Góc trên, bên trái Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ tên đơn vị, bộ phận, mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê (giờ .....ngày .....tháng .....năm .....).

- Dòng I “Số dư theo sổ quĩ": Căn cứ vào số tiền quĩ ngoại tệ trên sổ quĩ để ghi vào cột 2

- Dòng II “Số kiểm kê thực tế": Căn cứ vào số kiểm kê thực tế để ghi theo từng loại ngoại tệ vào cột 1 và tính ra tổng số tiền để ghi vào cột 2.

- Dòng III “Chênh lệch”: Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quĩ với số kiểm kê thực tế.

Trên Biên bản kiểm kê quĩ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu quĩ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Biên bản kiểm kê quĩ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của thủ quĩ, người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ và kế toán trưởng. Mọi khoản chênh lệch quĩ đều phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị xem xét giải quyết.

Biên bản kiểm kê quĩ do ban kiểm kê quĩ lập thành 2 bản: 1 bản lưu ở thủ quĩ; 1 bản lưu ở kế toán quĩ.

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

(Mẫu số C37- HD)

1- Mục đích: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên đơn vị, bộ phận (hoặc đóng dấu đơn vị) và mã đơn vị đăng ký sử dụng ngân sách.

Ghi rõ họ và tên người đề nghị thanh toán

Ghi rõ bộ phận (hoặc địa chỉ) của người đề nghị thanh toán

Nội dung thanh toán: Ghi tóm tắt nội dung đề nghị thanh toán

Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ

Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc chi tiêu lập Giấy đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm soát và chuyển cho người có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi đã được duyệt chuyển cho kế toán để làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán.

BIÊN LAI THU TIỀN

(Mẫu số C38- BB)

1- Mục đích: Biên lai thu tiền là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp tiền làm căn cứ để lập Phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Biên lai thu tiền phải đóng thành quyển, phải ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ của cơ quan thu tiền và đóng dấu cơ quan, phải đánh số từng quyển. Trong mỗi quyển phải ghi rõ số của từng tờ biên lai thu tiền và số của biên lai thu tiền được đánh liên tục trong 1 quyển.

Góc trên, bên trái của Biên lai thu tiền ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, mã đơn vị sử dụng ngân sách

Ghi rõ họ tên, địa chỉ của người nộp tiền

Dòng “Nội dung thu” ghi rõ nội dung thu tiền như: Tạm thu tiền viện phí, thu tiền bán hàng bằng séc,...

Dòng “Số tiền thu” ghi số tiền đã thu bằng số và bằng chữ, ghi rõ đơn vị tính là “đồng” hoặc đơn vị tiền tệ khác.

Nếu thu bằng séc phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ séc bắt đầu lưu hành và họ tên người sử dụng séc.

Biên lai thu tiền do người thu tiền lập thành hai liên (đặt giấy than viết một lần)

Sau khi thu tiền, người thu tiền và người nộp tiền cùng ký và ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền đã thu, đã nộp. Ký xong người thu tiền lưu liên 1, còn liên 2 giao cho người nộp tiền giữ.

Cuối ngày, người được cơ quan giao nhiệm vụ thu tiền phải căn cứ vào bản lưu để lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày (nếu thu séc phải lập Bảng kê thu séc riêng) và nộp cho kế toán để kế toán lập Phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ hoặc làm thủ tục nộp Kho bạc, Ngân hàng. Tiền mặt thu được ngày nào, người thu tiền phải nộp quỹ ngày đó.

Biên lai thu tiền áp dụng trong các trường hợp thu tiền liên quan đến hoạt động sự nghiệp, hoạt động khác và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán với các khoản nợ. Biên lai thu tiền phải được bảo quản như tiền. Trường hợp đánh mất Biên lai thu tiền thì người làm mất phải bồi thường vật chất theo qui định của pháp luật hiện hành.

BẢNG KÊ CHI TIỀN CHO NGƯỜI THAM DỰ HỘI THẢO, TẬP HUẤN

(Mẫu số C40a- HD)

1- Mục đích: Bảng kê chi tiền cho những người tham dự hội thảo, hội nghị, tập huấn là căn cứ để quyết toán kinh phí chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn. Mẫu 40a-HD áp dụng trong trường hợp cuộc hội thảo, tập huấn diễn ra nhiều ngày, tiền chi thanh toán một lần vào ngày cuối hội thảo.

2 - Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn ghi rõ tên, đơn vị, bộ phận, mã đơn vị sử dụng ngân sách.

- Phần đầu ghi rõ: Nội dung hội thảo (tập huấn), địa điểm diễn ra hội thảo (tập huấn) và thời gian diễn ra hội thảo (tập huấn).

- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của từng đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn.

- Cột 1, 2, 3, ...4: Số tiền chi cho mỗi đại biểu theo từng ngày và tổng số của 1 đợt hội thảo, tập huấn

- Cột E: Các đại biểu ký nhận tiền.

- Phần cuối ghi tổng số người tham dự hội thảo, tập huấn, và tổng số tiền đã chi bằng chữ.

Bảng kê chi tiền do bộ phận chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn lập và phải ghi rõ họ tên, chữ ký của người trực tiếp chi tiền và Thủ trưởng đơn vị.

BẢNG KÊ CHI TIỀN CHO NGƯỜI THAM DỰ HỘI THẢO, TẬP HUẤN

(Mẫu số C40b- HD)

1- Mục đích: Bảng kê chi tiền cho những người tham dự hội thảo, hội nghị, tập huấn là căn cứ để quyết toán kinh phí chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn. Mẫu Bảng kê chi tiền này chỉ sử dụng cho những đơn vị tổ chức hội thảo ngắn ngày (1 buổi, 1 ngày).

2 - Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn ghi rõ tên, đơn vị, bộ phận, mã đơn vị sử dụng ngân sách.

- Phần đầu ghi rõ: Nội dung hội thảo (tập huấn), địa điểm diễn ra hội thảo (tập huấn) và thời gian diễn ra hội thảo (tập huấn).

- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của từng đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn.

- Cột 1: Số tiền chi cho mỗi đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn

- Cột E: Các đại biểu ký nhận tiền.

- Phần cuối ghi tổng số người tham dự hội thảo, tập huấn, và tổng số tiền đã chi bằng chữ.

Bảng kê chi tiền do bộ phận chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn lập và phải ghi rõ họ tên, chữ ký của người trực tiếp chi tiền và Thủ trưởng đơn vị.

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

(Mẫu số C50- HD)

1- Mục đích: Biên bản giao nhận TSCĐ nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp phát, được tặng biếu, viện trợ, nhận góp vốn, TSCĐ thuê ngoài... đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng góp vốn,... (không sử dụng Biên bản giao nhận TSCĐ trong trường hợp nhượng bán, thanh lý hoặc tài sản cố định phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê). Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ TSCĐ, sổ kế toán có liên quan.

2 - Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Khi có tài sản cố định mới đưa vào sử dụng hoặc điều TSCĐ cho đơn vị khác, đơn vị phải lập Hội đồng bàn giao gồm: Đại diện bên giao, đại diện bên nhận và 1 số uỷ viên. Biên bản giao nhận TSCĐ lập cho từng TSCĐ. Đối với trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và do cùng 1 đơn vị giao 1 đơn vị nhận có thể lập chung 1 Biên bản giao nhận TSCĐ.

Góc trên, bên trái của Biên bản giao nhận TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên, ký hiệu, qui cách (cấp hạng) của TSCĐ.

Cột C: Ghi số hiệu TSCĐ

Cột D: Ghi nước sản xuất (Nga, Nhật ...)

Cột 1: Ghi năm sản xuất.

Cột 2: Ghi năm bắt đầu đưa vào sử dụng

Cột 3: Ghi công suất (diện tích) thiết kế. Ví dụ xe TOYOTA 12 chỗ ngồi, hoặc máy phát điện 75 KVA, ...

Cột 4, 5, 6, 7: Ghi các yếu tố cấu thành nên nguyên giá TSCĐ gồm: Giá mua (hoặc giá thành sản xuất) (cột 4); chi phí vận chuyển, lắp đặt (cột 5); chi phí chạy thử (cột 6), ...

Cột 8: Ghi nguyên giá TSCĐ (Cột 8 = Cột 4 + cột 5 + cột 6 + cột 7).

Cột E: Ghi những tài liệu kỹ thuật kèm theo TSCĐ khi bàn giao.

Bảng kê dụng cụ, phụ tùng kèm theo: Liệt kê số phụ tùng, dụng cụ đồ nghề kèm theo TSCĐ khi bàn giao. Sau khi bàn giao xong các đại diện bên giao, bên nhận TSCĐ cùng ký vào biên bản. Đồng thời thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng bên nhận phải ký vào Biên bản giao nhận TSCĐ.

Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 2 bản, mỗi bên (giao, nhận) giữ 1 bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu.

BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

(Mẫu số C51- HD)

1- Mục đích: Biên bản thanh lý TSCĐ nhằm xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Biên bản thanh lý TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách. Khi có quyết định về việc thanh lý TSCĐ đơn vị phải thành lập Ban thanh lý TSCĐ. Thành viên Ban thanh lý TSCĐ được ghi chép ở mục I.

Mục II: Ghi các chỉ tiêu chung về TSCĐ có quyết định thanh lý như:

- Tên, ký hiệu TSCĐ, số hiệu, nước sản xuất, năm đưa vào sử dụng, số thẻ TSCĐ.

- Nguyên giá TSCĐ, giá trị hao mòn đã trích cộng dồn đến thời điểm thanh lý, giá trị còn lại của TSCĐ đó.

Mục III: Ghi kết luận của Ban thanh lý, ghi ý kiến nhận xét của Ban về việc thanh lý TSCĐ.

Mục IV: Sau khi thanh lý xong căn cứ vào chứng từ tính toán tổng số chi phí thanh lý thực tế và giá trị thu hồi ghi vào dòng chi phí thanh lý và giá trị thu hồi (giá trị phụ tùng, phế liệu thu hồi tính theo giá thực tế đã bán hoặc giá bán ước tính).

Biên bản thanh lý phải do Ban thanh lý TSCĐ lập và có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của Trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị.

BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ LẠI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH.

(Mẫu số C52- HD)

1- Mục đích: Biên bản đánh giá lại TSCĐ nhằm xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và các tài liệu liên quan đến số chênh lệch (tăng, giảm) do đánh giá lại TSCĐ.

2 - Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Khi có quyết định đánh giá lại TSCĐ, đơn vị phải thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ, ghi rõ số và ngày, tháng, năm của Quyết định, họ và tên từng thành viên của Hội đồng đánh giá.

Góc trên, bên trái của Biên bản đánh giá lại TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) số hiệu và số thẻ của TSCĐ.

Cột 1, 2, 3: Ghi nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ trên sổ kế toán tại thời điểm đánh giá.

Cột 4: Ghi giá trị còn lại của TSCĐ sau khi đánh giá lại. Trường hợp đánh giá lại TSCĐ để điều chỉnh lại sổ kế toán thì cột 4 chia thành 3 cột tương tự cột 1, 2, 3 để ghi như sau: Ghi nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại theo giá mới đánh giá lại.

Cột 6, 7: Cột chênh lệch tăng, giảm cũng tính cho từng chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại giữa giá mới đánh giá lại và giá trị ghi trên sổ kế toán.

Sau khi đánh giá xong, Hội đồng có trách nhiệm lập biên bản ghi đầy đủ các nội dung và các thành viên trong Hội đồng ký, ghi rõ họ tên vào Biên bản đánh giá lại TSCĐ.

Biên bản đánh giá lại TSCĐ được lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại phòng kế toán để ghi sổ kế toán và 1 bản lưu cùng với hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

(Mẫu số C53- HD)

1. Mục đích: Biên bản kiểm kê tài sản cố định nhằm xác nhận số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, thừa thiếu của đơn vị so với sổ kế toán trên cơ sở đó tăng cường quản lý tài sản cố định, làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất và ghi sổ kế toán số chênh lệch.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Khi tiến hành kiểm kê phải thành lập Ban kiểm kê, trong đó kế toán theo dõi tài sản cố định là thành viên, ghi rõ thời điểm kiểm kê (...giờ.... ngày… tháng… năm…), họ và tên từng thành viên của Ban kiểm kê. Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê theo từng đối tượng ghi tài sản cố định

Góc trên, bên trái của Biên bản kiểm kê TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên TSCĐ, mã số TSCĐ, nơi sử dụng TSCĐ

Cột 1, 2, 3: Ghi số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại của TSCĐ theo sổ kế toán.

Cột 4, 5, 6: Ghi số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại của TSCĐ theo kết quả kiểm kê

Cột 7, 8, 9: Ghi số chênh lệch về số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại của TSCĐ giữa sổ kế toán với kết quả kiểm kê

Trên Biên bản kiểm kê TSCĐ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu TSCĐ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Biên bản kiểm kê TSCĐ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của Trưởng ban kiểm kê, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Mọi khoản chênh lệch về TSCĐ của đơn vị đều phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị xem xét.

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ SỬA CHỮA LỚN HOÀN THÀNH

(Mẫu số C54- HD)

1- Mục đích: Biên bản giao nhận TSCĐ, sửa chữa lớn hoàn thành nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ sửa chữa và bên thực hiện việc sửa chữa. Biên bản này là căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán chi phí sửa chữa TSCĐ.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Khi có TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành phải có Quyết định thành lập bộ phận sửa chữa, khi sửa chữa xong phải lập Biên bản giao nhận gồm đại diện bên thực hiện việc sửa chữa và đại diện bên có TSCĐ sửa chữa.

Góc trên, bên trái của Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách, phía dưới ghi số Quyết định những người đại diện cho đơn vị sửa chữa và đơn vị có TSCĐ sửa chữa

Ghi tên, ký mã hiệu, qui cách, số thẻ, số hiệu TSCĐ sửa chữa.

Ghi bộ phận quản lý sử dụng TSCĐ. Ghi rõ thời gian bắt đầu sửa chữa và hoàn thành việc sửa chữa TSCĐ.

Ghi rõ các bộ phận sửa chữa.

Cột A: Ghi rõ tên của bộ phận cần phải sửa chữa của TSCĐ.

Cột B: Ghi nội dung (mức độ) của công việc sửa chữa như: thay thế mới hoặc sửa chữa, tân trang lại v.v...

Cột 1: Ghi giá dự toán (giá kế hoạch) (đối với trường hợp đơn vị tự làm) hoặc giá hợp đồng hai bên đã thoả thuận (đối với trường hợp thuê ngoài) của từng bộ phận cần sửa chữa.

Cột 2: Ghi số chi phí thực tế đã chi cho từng bộ phận sửa chữa (đối với trường hợp đơn vị tự sửa chữa).

Đối với trường hợp thuê ngoài sửa chữa thì chỉ ghi vào cột này khi có sự thay đổi về giá cả (so với giá ghi theo hợp đồng) phát sinh trong quá trình sửa chữa được bên có TSCĐ sửa chữa chấp nhận thanh toán.

Cột 3: Ghi rõ kết quả kiểm tra của từng bộ phận sau khi đã sửa chữa xong.

Kết luận: Ghi ý kiến nhận xét tổng thể về việc sửa chữa lớn TSCĐ của Ban giao nhận.

Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành lập thành 2 bản, đại diện hai bên giao nhận cùng ký và mỗi bên giữ một bản, sau đó chuyển cho kế toán trưởng của đơn vị nhận ký duyệt và lưu tại phòng kế toán.

BẢNG TÍNH HAO MÒN TSCĐ

(Mẫu số C55a- HD)

1. Mục đích: Bảng tính hao mòn TSCĐ dùng để phản ánh số hao mòn đã tính của từng loại TSCĐ cho các đối tượng TSCĐ. Bảng tính này áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tính hao mòn TSCĐ vào cuối năm để có cơ sở ghi giảm nguyên giá TSCĐ.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Bảng tính hao mòn TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Bảng tính hao mòn TSCĐ được lập theo kỳ hạn quy định tính hao mòn TSCĐ cho các đối tượng TSCĐ (thường là cuối năm).

Cột A, B: Ghi số thứ tự và loại TSCĐ của đơn vị

Cột 1: Ghi nguyên giá của từng loại TSCĐ

Cột 2: Ghi tỷ lệ hao mòn của từng loại TSCĐ

Cột 3: Ghi số hao mòn tính trong kỳ của từng loại TSCĐ (Cột 3 = Cột 1 x cột 2)

Bảng này do kế toán TSCĐ lập. Sau khi lập xong người lập bảng ký, ghi rõ họ tên và chuyển cho kế toán trưởng ký, ghi rõ họ tên.

Bảng này là cơ sở để ghi sổ TSCĐ (phần hao mòn), sổ chi tiết TK 466 để tính giá trị còn lại của tài sản cố định và các sổ kế toán khác có liên quan.

BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ

(Mẫu số C55b- HD)

1- Mục đích: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐ trong kỳ. Bảng này áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải trích khấu hao TSCĐ tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ,...

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ được lập theo kỳ hạn quy định tính khấu hao TSCĐ cho các đối tượng TSCĐ.

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ có các cột dọc phản ánh số khấu hao phải tính cho từng đối tượng sử dụng TSCĐ (dịch vụ) và các hàng ngang phản ánh số khấu hao tính trong kỳ trước, số khấu hao tăng, giảm và số khấu hao phải tính trong kỳ này.

Cơ sở để lập:

+ Dòng khấu hao đã tính kỳ trước lấy từ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ kỳ trước.

+ Các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm kỳ này được phản ánh chi tiết cho từng TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ trong kỳ theo chế độ qui định hiện hành về khấu hao TSCĐ.

Dòng số khấu hao phải tính kỳ này được tính bằng (=) số khấu hao tính kỳ trước cộng (+) Số khấu hao tăng, trừ (-) Số khấu hao giảm trong kỳ.

Số khấu hao phải trích kỳ này trên Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ được sử dụng để ghi vào các sổ kế toán có liên quan, đồng thời được sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm, dịch vụ hoàn thành.

3.2- Chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư số 213/2009/TT-BTC ngày 10/11/2009

PHIẾU NHẬP KHO

(Mẫu số C20- HD)

1- Mục đích: Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật liệu, dụng cụ, vật tư, hàng hoá dự trữ nhập kho làm căn cứ ghi sổ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

2 - Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc phát hiện thừa trong kiểm kê. Khi lập Phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập.

Góc trên, bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho và mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập).

Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.

Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn,... tuỳ theo qui định tính giá của từng trường hợp nhập) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực nhập.

Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, dụng cụ, hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho.

Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ.

Phiếu nhập kho do kế toán lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất), kế toán trưởng hoặc người phụ trách bộ phận (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập. Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của người lập, người giao hàng, thủ kho, Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị. Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ.

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG

(Dùng cho hàng dự trữ tạm xuất, tái nhập)

(Mẫu C74- HD)

1- Mục đích: Xác định vật tư hàng hoá dự trữ tạm xuất sử dụng có mục đích trong một thời gian, sau đó được nhập lại kho dự trữ theo đúng quy định về nhập kho hàng hoá dự trữ.

Mẫu biên bản này được dùng cho giao hàng hoặc nhập lại (sau thời gian tạm sử dụng ) và là căn cứ để xem xét xử lý (sửa chữa, bảo trì ...).

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Biên bản được lập trên cơ sở Quyết định của cấp có thẩm quyền, do bên giao hàng và bên nhận hàng cùng lập và thống nhất với nhau từng nội dung cụ thể.

- Căn cứ vào các chứng từ, tài liệu có liên quan đến việc giao hoặc nhận (số, ngày các quyết định của cơ quan có thẩm quyền liên quan đến việc tạm xuất, tái nhập; Giấy giới thiệu cho cá nhân thực hiện việc tạm xuất, tái nhập...)

- Mục 1 ghi danh mục hàng hóa, thiết bị được giao (nhận)

+ Cột A: Ghi thứ tự vật tư, hàng hoá.

+ Cột B: Ghi rõ tên vật tư, hàng hoá, các thông số kỹ thuật (nếu có) của từng loại; Các phụ tùng, phụ kiện kèm theo.

+ Cột C: Ghi ký mã hiệu của từng loại vật tư, hàng hoá.

+ Cột D: Ghi đơn vị tính của từng loại vật tư, hàng hoá.

+ Cột 1, cột 2, cột 3: Ghi số lượng, đơn giá, thành tiền của từng loại vật tư, hàng hoá theo giá trên phiếu xuất kho (giá hạch toán).

+ Cột E: Ghi chú thêm quy cách vật tư (nếu có).

- Mục 2: Xác định rõ tình trạng, nguyên nhân gây nên hỏng hóc (xác định từng chi tiết hỏng hóc cụ thể...) của vật tư hàng hoá, thiết bị đề xuất việc xử lý (kèm theo kể cả biên bản sửa chữa nếu có của bên giao).

- Mục 3: Giải thích thêm các nội dung khác nếu có.

Biên bản này được lập thành 04 bản:

+ 01 bản giao cho bên giao;

+ 01 bản giao cho bên nhận;

+ 02 bản còn lại, mỗi bản gửi cấp trên trực tiếp của bên giao, bên nhận.

LỆNH NHẬP (XUẤT) KHO

(Mẫu số C75- HD)

1- Mục đích: Lệnh này dùng trong các trường hợp cấp trên giao nhiệm vụ nhập (xuất) vật tư, hàng hoá dự trữ cho cấp dưới, kể cả trường hợp nhập, xuất điều chuyển.

Làm căn cứ cho đơn vị cấp dưới nhập (xuất) vật tư, hàng hoá dự trữ

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Lệnh nhập (xuất) do bộ phận kế hoạch kho hàng lập có sự thống nhất của bộ phận kế toán về giá cả, phương thức thanh toán.

- Lệnh được lập thành 03 bản:

+ 01 bản lưu tại bộ phận kế hoạch Cục dự trữ;

+ 02 bản chuyển cho đơn vị thực hiện. Khi thực hiện xong lệnh nhập xuất kho 1 bản lưu tại kho, 1 bản chuyển về bộ phận kế toán Chi cục dự trữ (kèm theo phiếu xuất, nhập) kho của mỗi lệnh.

- Lệnh nhập (xuất) kho phải có đầy đủ các chữ ký theo quy định.

BIÊN BẢN NHẬP ĐẦY KHO

(Mẫu số C76- HD)

1- Mục đích: Biên bản này dùng để xác định số lượng, chất lượng và giá trị của lương thực (thóc, gạo) trước lúc đóng cửa kho đưa vào bảo quản, dự trữ.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Trên cơ sở kiểm tra theo phương pháp quy định về số lượng, chất lượng, đối chiếu với số lượng trên sổ kế toán, sổ kho, tổ kiểm tra tiến hành lập biên bản ghi đầy đủ nội dung quy định. Các chỉ tiêu về chất lượng, có phiếu kiểm nghiệm khi nhập đầy kho kèm theo.

- Mẫu này dùng chung cho lương thực (thóc, gạo) và lập riêng từng lô, ngăn kho. Khi lập biên bản cho loại nào thì ghi rõ loại đó và lưu phiếu kiểm nghiệm chất lượng loại đó vào hộp bảo quản

- Đối với các đơn vị nhập lương thực chứa bằng bao bì ngoài việc ghi ở cột kết quả nhập kho (Số lượng, đơn giá, thành tiền), còn phải ghi thêm các chỉ tiêu cột ghi chú (Loại bao bì) theo số lượng và loại bao bì.

- Cột ghi chú : Ghi thêm trọng lượng của từng loại bao bì

+ Số lượng bao mới (sử dụng lần đầu)

+ Số lượng bao cũ (sử dụng lần 2 ....)

+ Riêng bảo quản thóc đổ rời, phản ánh kích thước khối hạt.

Biên bản này do tổ kiểm tra lập, và được lập thành 04 bản có đầy đủ chữ ký theo quy định.

+ 01 bản lưu giữ tại ngăn (lô) kho do thủ kho bảo quản;

+ 01 bản lưu giữ bảo quản tại bộ phận kỹ thuật bảo quản Chi cục dự trữ;

+ 01 bản lưu tại bộ phận kế toán Chi cục dự trữ;

+ 01 bản lưu tại phòng KTBQ Cục dự trữ.

PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG THÓC NHẬP KHO

(Mẫu C77 -HD)

1- Mục đích: Phiếu này dùng để ghi và xác định các chỉ tiêu chất lượng thóc trước khi nhập kho để làm cơ sở xem xét chất lượng, lô hàng nhập kho dự trữ quốc gia.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Phiếu này do cán bộ kỹ thuật Chi cục dự trữ ghi sau khi kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng lương thực trước khi nhập kho và phải ghi đầy đủ chỉ tiêu theo phiếu kiểm tra và kết luận thóc có đủ tiêu chuẩn nhập kho.

- Trường hợp thủ kho không thống nhất với kết quả kiểm tra thì phải báo cáo Lãnh đạo Chi cục dự trữ giải quyết, sau khi kiểm tra lại đủ tiêu chuẩn chất lượng mới ghi các chỉ tiêu chất lượng vào phiếu này.

- Phiếu kiểm tra phải ghi rõ tên người bán hàng, địa chỉ; số, ngày tháng của Hợp đồng mua bán thóc (nếu có); loại thóc (loại thóc, thời vụ thu hoạch); khối lượng lô thóc kiểm tra và địa điểm bảo quản (tên lô thóc, ngăn kho, loại kho, vùng kho); Biển kiểm soát của phương tiện vận tải(nếu có).

- Thóc trước khi nhập kho đều phải thực hiện việc kiểm tra các chỉ tiêu này và phương pháp xác định.

- Trường hợp mua của khách hàng có lượng nhập ít thì lập chung vào một phiếu.

Phiếu kiểm tra này được lập thành 02 bản:

+ 01 bản lưu ở bộ phận kỹ thuật bảo quản;

+ 01 bản giao cho bộ phận kế toán Chi cục dự trữ đính kèm với phiếu nhập kho.

Các chỉ tiêu chất lượng ở phiếu này không được lấy làm cơ sở tính tỷ lệ hao hụt.

PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG GẠO NHẬP KHO

(Mẫu C78-HD)

1- Mục đích: Phiếu này dùng để xác định các chỉ tiêu chất lượng gạo trước khi nhập kho để làm cơ sở xem xét nhập kho dự trữ quốc gia.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Phiếu này do cán bộ kỹ thuật Chi cục dự trữ ghi sau khi kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng lương thực trước khi nhập kho và phải ghi đầy đủ chỉ tiêu. Theo phiếu và kết luận gạo có đủ tiêu chuẩn nhập kho hay không?

- Trường hợp thủ kho không thống nhất với kết quả kiểm tra thì phải báo cáo Lãnh đạo Chi cục dự trữ giải quyết, sau khi kiểm tra lại đủ tiêu chuẩn chất lượng mới ghi các chỉ tiêu chất lượng vào phiếu này.

- Phiếu kiểm tra phải ghi rõ tên người bán hàng, địa chỉ; hợp đồng (nếu có); loại gạo; khối lượng lô gạo kiểm tra và địa điểm bảo quản (tên lô gạo, ngăn kho, loại kho, vùng kho); Biển kiểm soát của phương tiện vận tải (nếu có).

- Gạo trước khi nhập kho đều phải thực hiện việc kiểm tra các chỉ tiêu này và phương pháp xác định.

Phiếu kiểm tra này được lập thành 02 bản:

+ 1 bản lưu ở bộ phận kỹ thuật bảo quản;

+ 1 bản giao cho bộ phận kế toán Chi cục dự trữ đính kèm với phiếu nhập kho.

Các chỉ tiêu chất lượng ở phiếu này không được lấy làm cơ sở tính tỷ lệ hao hụt lương thực.

BIÊN BẢN NGHIỆM THU KÊ LÓT VÀ SÁT TRÙNG KHO NHẬP THÓC

(Mẫu số C79- HD)

1- Mục đích: Biên bản này được lập để xác định số lượng, chất lượng và giá trị nguyên vật liệu, nhân công đã sử dụng vào việc kê lót, sát trùng kho, làm cơ sở cho việc tính toán chi phí kê lót và quyết toán kinh phí.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi:

- Cột A: Ghi thứ tự

- Cột B: Ghi tên từng loại nguyên vật liệu, công để sử dụng kê lót, sát trùng của một ngăn kho theo từng loại chi phí (có định mức và không có định mức).

- Cột C: Ghi đơn vị tính

- Cột 1, cột 2, cột 3: ghi số lượng, đơn giá, thành tiền của từng loại vật tư phục vụ cho công tác kê lót mới hoặc bổ sung để nhập kho tương ứng với từng dòng của cột B;

- Cột 4, cột 5: ghi số lượng, thành tiền của từng loại vật tư đã kê lót và được quyết toán năm trước chuyển sang năm nay nhập kho, chi tiết tương ứng với từng dòng tại cột B;

- Cột 6: Tổng cộng giá trị thành tiền của từng loại vật tư (gồm kê lót mới hoặc bổ sung và kê lót đã quyết toán năm trước chuyển sang). Cột 6 = cột 3 + cột 5

- Dòng nhận xét: Ghi chất lượng kê lót, quy định về kê lót đảm bảo chưa, đủ tiêu chuẩn, điều kiện nhập kho chưa,....

Biên bản này lập trước khi nhập kho, do tổ nghiệm thu trực tiếp ghi sau khi kiểm tra và lập riêng cho từng ngăn kho, ô kho.

Biên bản này được lập thành 04 bản, có đầy đủ chữ ký của các thành viên, người phụ trách nghiệm thu.

+ 1 bản lưu ở bộ phận kỹ thuật kiểm nghiệm Chi cục lưu;

+ 1 bản chuyển về kế toán Chi cục lưu trữ và tổng hợp quyết toán kinh phí;

+ 1 bản chuyển về bộ phận kỹ thuật bảo quản Cục để theo dõi, kiểm tra;

+ 1 bản thủ kho lưu tại hộp bảo quản đặt ngăn kho.

BIÊN BẢN NGHIỆM THU KÊ LÓT LÔ GẠO

(Mẫu số C80 -HD)

1- Mục đích: Biên bản này được lập để xác định số lượng, chất lượng và giá trị nguyên vật liệu, nhân công đã sử dụng vào việc kê lót bảo quản lô gạo, làm cơ sở cho việc tính toán chi phí kê lót và quyết toán.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Cột A: Ghi thứ tự.

- Cột B: Ghi tên từng loại nguyên vật liệu, nhân công để sử dụng kê lót theo loại hình kê lót (vật tư không có trong định mức ghi chú vào cột 6).

- Cột C: Ghi đơn vị tính.

- Cột 1, cột 2, cột 3: ghi số lượng, đơn giá, thành tiền của từng loại vật tư phục vụ cho công tác kê lót mới hoặc bổ sung để nhập kho tương ứng với từng dòng của cột B;

- Cột 4, cột 5: ghi số lượng, thành tiền của từng loại vật tư đã kê lót và được quyết toán năm trước chuyển sang năm nay nhập kho, chi tiết tương ứng với từng dòng tại cột B;

- Cột 6: Tổng cộng giá trị thành tiền của từng loại vật tư (gồm kê lót mới hoặc bổ sung và kê lót đã quyết toán năm trước chuyển sang). Cột 6 = cột 3 + cột 5

Ghi chú: Lượng CO2 theo định mức được tính trong báo cáo thực hiện kinh phí bảo quản.

- Dòng nhận xét: Ghi chất lượng kê lót, quy định về kê lót đảm bảo chưa, đủ tiêu chuẩn, điều kiện nhập kho chưa....

Biên bản này lập khi hoàn thành công việc kê lót, trước khi nhập kho, do tổ nghiệm thu trực tiếp ghi sau khi kiểm tra và lập riêng cho từng ngăn kho, lô kho gạo.

Biên bản này được lập thành 04 bản, có đầy đủ chữ ký của các thành viên, người phụ trách nghiệm thu:

+ 01 bản lưu ở bộ phận kỹ thuật viên Chi cục;

+ 01 bản lưu ở kế toán Chi cục;

+ 01 bản thủ kho lưu tại hộp bảo quản đặt trong ngăn kho;

+ 01 bản chuyển về bộ phận kỹ thuật bảo quản Cục để theo dõi, kiểm tra.

BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG, KINH PHÍ

BẢO QUẢN HÀNG HOÁ DỰ TRỮ THEO ĐỊNH MỨC

(Mẫu số C81-HD)

1- Mục đích: Biên bản này được lập để xác định số lượng hàng hoá dự trữ thực tế trong năm phải bảo quản, mức phí bảo quản trong năm cho từng mặt hàng làm cơ sở để quyết toán kinh phí bảo quản giữa Cục với Tổng cục (hàng năm) và Chi cục với Cục (Tháng, quý, năm)

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Cột A: Ghi số thứ tự;

- Cột B: Dòng “Định mức Tổng cục giao” ghi định mức Tổng cục giao vào các cột 4, cột 5... tương ứng theo công việc bảo quản có định mức.

Dòng tiếp theo ghi thời gian bảo quản theo tháng, quý và theo số thực hiện bảo quản

- Cột 1, cột 2, cột 3: Ghi số lượng tồn kho đầu tháng, quý và số lượng xuất, nhập trong tháng, quý.

- Cột 4, cột 5, cột 6, cột 7:

Dòng đầu ghi định mức Tổng cục giao cho các công việc bảo quản.

Các dòng tiếp theo ghi số lượng hàng hoá thực tế bảo quản theo từng công việc căn cứ vào các chứng từ có liên quan.

- Cột 8: Ghi tổng kinh phí bảo quản theo định mức của từng tháng, quý căn cứ số lượng hàng hoá bảo quản và định mức bảo quản cho từng công việc.

Lượng nhập trong tháng này thì tháng sau mới tính thời gian bảo quản (lương thực lấy thời gian biên bản nhập đầy kho), xuất tháng này thì từ tháng sau trở đi không tính thời gian bảo quản.

Mẫu biên bản này dùng chung cho các mặt hàng để xác định số lượng hàng hoá bảo quản, kinh phí bảo quản, chi phí cho công tác bảo quản, (kể cả bảo quản thường xuyên và bảo quản định kỳ...), mỗi mặt hàng phải lập biên bản riêng và chỉ lập cho các mặt hàng, các công việc bảo quản đã có định mức bảo quản theo quy định.

Biên bản này do bộ phận kiểm tra lập. Đối với Chi cục dự trữ lập vào cuối tháng, quý, năm; Đối với Cục dự trữ lập vào cuối năm để xác định lượng hàng hoá phải bảo quản trong năm và được lập thành 03 bản.

- Đối với Chi cục:

+ 01 bản lưu tại bộ phận kỹ thuật kiểm nghiệm chi cục;

+ 01 bản lưu tại kế toán Chi cục;

+ 01 bản gửi phòng kỹ thuật bảo quản Cục .

- Đối với Cục dự trữ:

+ 01 bản lưu tại phòng kỹ thuật bảo quản Cục;

+ 01 bản lưu tại phòng tài chính kế toán Cục;

+ 01 bản đính kèm hồ sơ tiết kiệm phí gửi Tổng cục.

Các chức danh ký trong biên bản, phù hợp với từng trường hợp lập cụ thể.

BẢNG THANH TOÁN ĐỘC HẠI, NGUY HIỂM, BỒI DƯỠNG HIỆN VẬT

(Mẫu số C82-HD)

1- Mục đích: Chứng từ này dùng để xác nhận các khoản thanh toán về khoản độc hại, nguy hiểm, bồi dưỡng hiện vật cho người làm việc có yếu tố độc hại được nhận bằng tiền và bằng hiện vật, theo chế độ quy định cho từng đối tượng được hưởng.

Bảng thanh toán là chứng từ gốc làm căn cứ lập phiếu chi và quyết toán các khoản chi về độc hại, nguy hiểm.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Bảng thanh toán độc hại là chứng từ thanh toán của Chi cục dự trữ cho các đối tượng được hưởng theo quy định.

- Căn cứ để lập bảng thanh toán này là bảng chấm công cho các đối tượng làm việc ở khu vực có yếu tố độc hại được hưởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm bằng tiền và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật được cấp có thẩm quyền duyệt.

- Cột A: Ghi số thứ tự

- Cột B: Ghi họ tên từng người

- Cột C: Diễn giải nội dung công việc, số lượng vật tư hàng hoá bảo quản được bồi dưỡng bằng hiện vật hoặc bằng tiền

- Cột 1: Ghi mức bồi dưỡng bằng hiện vật đã quy ra tiền theo chế độ Nhà nước quy định.

- Cột 2: Mức phụ cấp độc hại nguy hiểm bằng tiền theo chế độ Nhà nước quy định.

- Cột 3: Thời gian được hưởng

- Cột 4: Bồi dưỡng bằng hiện vật đã quy thành tiền

Cột 4 = cột 1 x cột 3

- Cột 5: Phụ cấp độc hại, nguy hiểm bằng tiền

Cột 5 = cột 2 x cột 3

- Cột 6: Tổng số phụ cấp được thanh toán (kể cả hiện vật quy tiền và bằng tiền).

- Cột D: Ký nhận của người được thanh toán.

Bảng thanh toán này do bộ phận kế toán ở Chi cục dự trữ lập, hoặc do bộ phận được phân công trách nhiệm theo dõi về việc này lập.

Bảng thanh toán này phải lập 02 bản:

+ 01 bản (có bảng chấm công và các chứng từ khác có liên quan kèm theo) kế toán Chi cục dự trữ lưu;

+ 01 bản gửi phòng tổ chức lao động tiền lương Cục dự trữ để theo dõi.

BIÊN BẢN TỊNH KHO KHI XUẤT DỐC KHO

(Mẫu số C83- HD)

1- Mục đích: Biên bản này được lập trước khi xuất kho lần cuối cùng để giám sát lượng lương thực (thóc, gạo), thực tế xuất kho đến lần xuất kho cuối, trên cơ sở đó xác định số dôi, hao, nguyên nhân dôi hao. Để làm cơ sở lập chứng từ và ghi sổ kế toán có liên quan.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Mỗi khi xuất hết một ngăn kho (lô kho), đơn vị (Chi cục dự trữ,...) phải tiến hành kiểm tra và lập biên bản này.

- Lượng dôi hoặc hao của ngăn kho (lô kho) nào phải ghi vào biên bản kiểm tra của ngăn kho (lô kho) đó. Tuyệt đối không được lấy dôi ở ngăn kho này bù hao cho ngăn kho (lô kho) khác, hoặc lấy dôi của đợt xuất này bù hao cho đợt xuất khác (trừ khi có quy định khác của cấp có thẩm quyền ).

- Các số liệu dùng để tính toán ghi chép vào biên bản này phải lấy từ sổ kho (hoặc thẻ kho ) đã đối chiếu với chứng từ nhập, xuất trong kỳ. Nếu nhập, xuất có cả bao bì thì ghi thêm số bao.

- Biên bản ghi rõ nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.

Biên bản được lập thành 04 bản :

+ 1 bản bộ phận kỹ thuật Chi cục lưu;

+ 1 bản kế toán Chi cục dự trữ theo dõi, kiểm tra, đối chiếu với quyết định xử lý và dùng làm căn cứ lập chứng từ kế toán;

+ 1 bản gửi phòng Kỹ thuật bảo quản Cục lưu;

+ 1 bản gửi phòng Kế toán tài chính Cục lưu.

BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH HAO, DÔI LƯƠNG THỰC

(Mẫu số C84 -HD)

1- Mục đích: Biên bản này được lập căn cứ vào biên bản tịnh kho để xác định số lượng dôi, hao và nguyên nhân dôi hao lương thực. Căn cứ vào Biên bản này để ra quyết định xử lý kịp thời đồng thời làm cơ sở lập chứng từ và ghi sổ kế toán có liên quan.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Về phương pháp tính toán, phải tuân thủ theo cách tính toán đã được quy định trong các văn bản hiện hành về định mức hao hụt lương thực bảo quản dự trữ quốc gia

- Ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định.

Biên bản này được lập thành 04 bản:

+ 01 bản bộ phận kỹ thuật Chi cục lưu;

+ 01 bản kế toán Chi cục theo dõi, kiểm tra, đối chiếu với quyết định xử lý và dùng làm căn cứ lập chứng từ kế toán;

+ 01 bản gửi phòng Kỹ thuật bảo quản Cục lưu;

+ 01 bản gửi phòng tài chính kế toán Cục lưu.

PHIẾU KIỂM NGHIỆM CHẤT LƯỢNG THÓC DTNN

(Mẫu 85-HD)

1- Mục đích: Phiếu này dùng để xác định chất lượng thóc nhập đầy kho đưa vào bảo quản, dự trữ và khi xuất kho, theo các chỉ tiêu kiểm nghiệm do Tổng cục dự trữ Nhà nước quy định làm căn cứ cho việc xác định nguyên nhân và tính hao hụt hoặc dư dôi của thóc trong bảo quản.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi

- Phiếu này do bộ phận kiểm nghiệm của Phòng kỹ thuật bảo quản Cục thực hiện ghi sau khi kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng mẫu thóc nhập kho, trước khi đóng cửa kho đưa vào bảo quản và trước khi xuất kho do Chi cục chuyển lên hoặc trực tiếp lấy mẫu (có biên bản lấy mẫu kèm theo). Phiếu này được lập kịp thời và phải ghi đầy đủ nội dung quy định trên phiếu các chỉ tiêu chất lượng được xác định khách quan, trung thực, phương pháp kiểm nghiệm theo quy định của Tổng cục, cán bộ kiểm nghiệm phải chịu trách nhiệm về kết quả do mình thực hiện.

- Trường hợp thủ kho không thống nhất với kết quả kiểm nghiệm thì phải báo cáo Lãnh đạo Cục giải quyết theo thẩm quyền. Sau khi thống nhất kết quả kiểm nghiệm mới ghi các chỉ tiêu chất lượng vào phiếu này.

- Thóc trước khi nhập kho đưa vào bảo quản hoặc xuất kho đều phải thực hiện việc kiểm nghiệm theo các chỉ tiêu này và được thực hiện cho từng ngăn kho, lô kho .

Phiếu kiểm nghiệm này được lập thành 04 bản:

+ 01 bản lưu ở bộ phận kỹ thuật bảo quản Chi cục;

+ 01 bản kèm theo biên bản nhập đầy kho nếu là nhập hoặc biên bản xác định hao dôi nếu là xuất;

+ 01 bản giao cho bộ phận kế toán Chi cục đính kèm với phiếu nhập hoặc xuất kho;

+ 01 bản gửi Cục theo dõi, giám sát và lưu hồ sơ bảo quản.

PHIẾU KIỂM NGHIỆM CHẤT LƯỢNG GẠO DTNN

(Mẫu C86- HD)

1- Mục đích: Phiếu này dùng để xác định chất lượng gạo nhập đầy kho đưa vào bảo quản, dự trữ và trước khi xuất kho, theo các chỉ tiêu kiểm nghiệm do Tổng cục dự trữ Nhà nước quy định, làm căn cứ cho việc tính hao hụt hoặc dư dôi của gạo trong bảo quản.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Phiếu này do bộ phận kiểm nghiệm của Phòng kỹ thuật bảo quản Cục thực hiện ghi sau khi kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng mẫu gạo nhập kho, trước khi đóng cửa kho đưa vào bảo quản và trước khi xuất kho do Chi cục chuyển lên hoặc trực tiếp lấy mẫu (có biên bản lấy mẫu kèm theo). Phiếu này được lập kịp thời và phải ghi đầy đủ nội dung quy định trên phiếu các chỉ tiêu chất lượng được xác định khách quan, trung thực, phương pháp kiểm nghiệm theo quy định của Tổng cục, cán bộ kiểm nghiệm phải chịu trách nhiệm về kết quả do mình thực hiện.

- Trường hợp thủ kho không thống nhất với kết quả kiểm nghiệm thì phải báo cáo Lãnh đạo Chi cục giải quyết theo thẩm quyền, sau khi thống nhất kết quả kiểm nghiệm mới ghi các chỉ tiêu chất lượng vào phiếu này.

- Gạo trước khi nhập kho đưa vào bảo quản hoặc xuất kho đều phải thực hiện việc kiểm nghiệm các chỉ tiêu này và được thực hiện cho từng ngăn kho, lô kho.

Phiếu kiểm nghiệm này được lập thành 04 bản:

+ 01 bản lưu ở bộ phận kỹ thuật bảo quản Chi cục;

+ 01 bản kèm theo biên bản nhập đầy kho nếu là nhập hoặc biên bản xác định hao dôi nếu là xuất;

+ 01 bản giao cho bộ phận kế toán Chi cục đính kèm với phiếu nhập hoặc xuất kho;

+ 01 bản gửi Cục theo dõi, giám sát và lưu hồ sơ bảo quản.

BẢNG KÊ CÂN HÀNG

(Dùng cho xuất, nhập)

(Mẫu số C87 - HD)

1- Mục đích: Phiếu kê cân hàng dùng để ghi chép từng mã cân đối với loại hàng dự trữ nhập (xuất) kho phải cân nhiều lần. Làm căn cứ lập phiếu nhập (xuất) kho; kiểm tra, đối chiếu.

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Thủ kho bảo quản phải trực tiếp cân, sau mỗi mã cân phải ghi đầy đủ các nội dung quy định trong phiếu.

Sau 5 mã cân phải cộng tổng số. Tổng số là số cộng luỹ kế từ mã cân đầu tiên.

Kết thúc mỗi phiếu cân hàng nhập (xuất) phải tính toán và ghi bằng chữ vào các dòng ấn định ở cuối và ký xác nhận của thủ kho, người giao (người nhận) và kế toán kiểm tra.

Phiếu kê cân hàng nhập (xuất) phải được đóng thành quyển, đánh số thứ tự liên tục, đóng dấu giáp lai của đơn vị. Sau mỗi vụ nhập (xuất) được lưu lại bộ phận kế toán của Chi cục.